13 razones por las que falla una implementación de SAP Business One

Conoce cuáles son los aspectos que las personas suelen descuidar cuando implementan SAP Business One y que pueden desembocar en un proyecto fallido.

1. Creer que tu actual ERP es el problema

Incluso antes de la implementación ya tienes un dilema que resolver: ¿Realmente necesito un sistema ERP? Una vez que te has decidido y resulta que tu sistema no resuelve tus necesidades de generar reportes, integración o eficiencia, entonces, como directivo, sueles pensar que el problema es de SAP Business One y decides cambiar de sistema ERP.

Usualmente tus problemas podrían ser resueltos con una adecuación o un pequeño add-on como un mejor sistema de reportes o portal de empleados por mucho menos dinero, en lugar de hacer un arriesgado reemplazo de ERP.

2. No definir un líder de proyecto

Es importante que definas un líder de proyecto que esté en contacto con la empresa consultora y que coordine todas las actividades que recaen de tu lado. De esta forma, podrás darle seguimiento oportuno a las tareas y el proyecto podrá ir avanzando en tiempo y forma.

Esta persona encargada debería estar de principio a fin del proyecto, pero también después terminada la implementación para ser quien pueda levantar los tickets de soporte cuando sea necesario.

3. Falta de análisis de la situación

La fase de análisis es indispensable para tener un proyecto exitoso. En esta la empresa consultora debe, con la ayuda del líder de proyecto de tu empresa y los encargados de las áreas involucradas, conocer cómo realizas actualmente tus procesos y con qué herramientas, para identificar las áreas de oportunidad y hacerte recomendaciones basado en las mejores prácticas.

4. Mala definición de la arquitectura del proyecto

Una vez realizado el periodo de análisis, habrá que definir la arquitectura del proyecto, que es la clara determinación de los problemas a resolver y el planteamiento de la solución para cada uno.

Por ejemplo, una mala gestión de inventarios que termina en incumplimiento de entregas con los clientes puede solucionarse con el módulo de MRP y de almacenes de SAP Business One para dejar de usar un formato excel que no permite la actualización de la información automáticamente y en tiempo real.

5. Expectativas indefinidas

En una implementación de SAP Business One, necesitas tener claros los problemas a solventar, el resultado deseado y hasta la justificación del presupuesto. De lo contrario, esta falta de dirección terminará en el reto de enfocar constantemente el alcance del proyecto.

Tener los objetivos claros significa definir los procesos de negocio más importantes, establecer los beneficios económicos que se quieren alcanzar y definir claramente los plazos, actividades y quienes deberán lograrlos.

La falta de definición de éxito de tu proyecto se convierte en un objetivo móvil que difícilmente alcanzarás.

6. Falta de un plan detallado

Objetivos claros requieren de planeaciones realistas, detalladas y específicas. Si no cuentas con ellos, nunca sabrás realmente cuánto tiempo durará la implementación de SAP Business One o cuánto realmente costará.

Un buen plan debe identificar todos los objetivos a alcanzar y las personas que trabajarán en ello. Debe realizarse por bloques de pocos días, con una secuencia lógica de tareas, e incluir tiempo para solucionar problemas que puedan darse en los ciclos de pruebas. Tiene que existir un nivel de detalle donde una persona con conocimiento en el tema pueda visualizar el estado del proyecto.

7. Mala gestión del proyecto

Es importante que, al elegir la empresa consultora, ésta te dedique una persona con experiencia en gestión de proyectos en tu industria, pues esto hará toda la diferencia. Es importante también, que tú gestiones el proyecto de tu parte como un agente de presión para que la consultora brinde estatus del proyecto y de los avances. 

8. Pocos recursos dedicados a la implementación de SAP Business One

Tener una proyección clara de la cantidad de recursos externos necesarios para completar el proyecto, los tiempos que deben dedicar a la implementación, la duración del contrato y las habilidades específicas, es fundamental para lograr el éxito.

En cuanto a los recursos internos, debes tener en mente que necesitarás empleados de las áreas que serán beneficiadas con SAP Business One para proporcionar información a los consultores sobre procesos, pruebas y entrenamientos en el uso del sistema. Por ello, deberás cubrir sus tiempos ya sea con reemplazos temporales o compañeros.

9. Personalización

¿Estándar o personalizado? Las personalizaciones agregan tiempo y costos a tu implementación de SAP Business One, sin embargo, es necesario para adecuarlo a los procesos específicos de tu industria y negocio.

Suelen comenzar como pequeñas personalizaciones, pero crecen gradualmente para convertirse en retos técnicos que descarrilan los proyectos si no se cuenta con un plan detallado que los prospecte desde un inicio.

Para no cubrir costos ocultos, asegúrate que cada personalización justifique honestamente la utilización de recursos y tiempos.

10. Excesiva dependencia de los consultores

Las empresas que implementan SAP Business One, cuentan con consultores que se involucran en los proyectos por su experiencia y conocimientos, sin embargo, existe un riesgo en depender en demasía de ellos.

Tu compañía necesita mantener control en las decisiones claves, mantener claras las responsabilidades de los consultores y contar con un plan para transmitir el conocimiento de los consultores a tus empleados cuando el proyecto haya terminado.

11. La experiencia de la empresa consultora

Los líderes de su proyecto deben tener experiencia que respalden su trabajo. Es importante que puedas comprobar los casos de éxito de otras empresas con un giro similar al tuyo en los que hayan tenido implementaciones exitosas con SAP Business One.

La falta de experiencia para resolver problemas comunes o la falta de capacidad de entender las necesidades de tu negocio se traducirá en una implementación fracasada.

12. Pruebas insuficientes

Debe tratarse como una etapa de rectificación. Cuando las fechas límite están cerca, reducir el número y la profundidad de las pruebas es una de las primeras tareas que se eliminan.

El propósito de las pruebas en un proyecto de SAP Business One, no es ver si el software funciona. El propósito es ver si el sistema satisface las necesidades de tu negocio y produce los resultados que necesitas.

13. Escasa capacitación de los usuarios

Dejar la capacitación en una pequeña fase al final del proyecto hace que sea muy difícil para los usuarios obtener la formación que necesitan para comprender el sistema y tener una primera impresión positiva.

No debes permitir que la puesta en marcha de SAP Business One se lleve a cabo sin haber tenido una correcta capacitación de los usuarios finales.

Avantis es una empresa consultora en implementación de SAP Business One con más de 15 años de experiencia. Nuestro equipo interdisciplinario nos ha hecho Partner Gold de SAP Business One.

Nuestras implementaciones tienen estimaciones realistas de tiempos y recursos, así como precio y alcance definido lo que te asegura que no cubrirás futuros costos ocultos.

Además, a partir de la puesta en marcha del proyecto en adelante, tendrás un equipo de soporte que resuelve tus incidencias en un lapso no mayor a 3 días.

Finalmente, contamos con cursos de capacitación mensuales que aseguran el 100% del aprovechamiento de tu sistema SAP.