¿Cómo es el proceso de Importación con SAP Business One?

Según el INEGI, en México existen 15,980 empresas que se dedican a la importación de productos del extranjero, ya sea para su comercialización o como materia prima para la producción de artículos finales. Estas empresas requieren seguir ciertos procesos y normativas fiscales específicas para mantener su operación en orden.

El gran reto de las empresas dedicadas a la importación es registrar los incrementables inherentes al traslado y entrada de la mercancía al país y relacionar la factura con el número de pedimento para poder rastrear y comprobar la legalidad de ésta dentro de territorio mexicano.

SAP Business One brinda las herramientas necesarias para llevar el proceso de importaciones de forma satisfactoria, en donde se puedan registrar todas las etapas del proceso, relacionarlas con la contabilidad y crear información confiable a la cual se pueda acceder en tiempo real.

• El sistema nos propone llevar un proceso donde es posible realizar el registro de la factura de cada embarque importado, en la cual se especifiquen los artículos, sus cantidades y sus valores unitarios sin afectar directamente el valor contable de los inventarios.

<< Beneficios del módulo de inventarios >>

• Una vez que el embarque pasa la frontera y es recibido por el agente aduanal, se puede registrar a partir de la factura previamente capturada respetando el tipo de cambio que indica el pedimento y obteniendo un costeo real según la ley aduanera.
• Ya que tenemos el stock registrado en el sistema, podemos usar la herramienta más relevante del proceso, los Landed Cost, estos nos permiten registrar los incrementables por los servicios de importación de forma sencilla, lo que permite ahorrar tiempo en dicha tarea y nos ayuda a evitar errores humanos en el cálculo.

<< 9 errores comunes que SAP Business One ayuda a evitar >>

• Otro punto que debe ser considerado es que el registro de los gastos de importación debe ser puntual y exacto ya que, contablemente, complementa los incrementables de importación y si no se realizan de manera oportuna estaríamos cometiendo una falta importante en la contabilidad y en el reporte de estado de resultados.
• Una vez que recibamos la información de parte de nuestro agente aduanal, debemos registrar la o las facturas de nuestros proveedores para justificar los incrementables de nuestro inventario. El sistema proporciona un documento con folio propio y fecha de contabilización editable para detallar los conceptos aplicados, con la facilidad de poder asignar la cuenta contable correcta, ya sea una general por costos de importación o una cuenta por cada concepto de importación.

Sin un sistema que nos apoye, dicha operación se tendría que hacer mediante un calculo manual de los costos de importación para determinar una forma de distribución de los mismos para posteriormente realizar los asientos contables correspondientes para afectar las cuentas de inventario que se vean afectadas.

¿Cuáles son los 8 beneficios más destacables que SAP Business One ofrece a las empresas importadoras?

• Registro de los incrementables separados por concepto.
• Registrar los incrementables ligando la entrada de mercancía y haciendo más sencilla la rastreabilidad.
• Registrar incrementables de forma consolidada para mas de una entrada de mercancía e incluso para entradas de mercancía de distintos proveedores extranjeros.
• Prorratear el valor de los incrementables distribuyéndolos por diferentes formas como: monto, cantidad, peso y volumen.
• En caso de ser necesario, cancelar algún incrementable que haya sido mal aplicado y después registrar el valor correcto.
• Separar las cuentas contables por cada concepto de servicio de importación (ejemplo. Una cuenta por el concepto de flete, otra cuenta por el concepto del agente aduanal, una cuenta por los impuestos aduaneros, etc.).
• Asiento contable automático después de determinar los montos de los conceptos de importación y la forma de prorratearlos.
• Si el producto ya no existe en inventario porque fue vendido o consumido de alguna forma, el sistema te da la opción de poder mandar el valor del incrementable directamente a cuentas de costo.

Contar con un ERP como SAP Business One puede ser de gran ayuda para gestionar tus procesos de importación. Apóyate de sus herramientas creadas para empresas importadoras que te ayudarán a llevar un registro ordenado de tus embarques de importación.

Con la implementación de SAP Business One tendrás una herramienta para realizar tu proceso de conciliación bancaria de forma clara, intuitiva, fácil de revisar y confiable que te ayudará a mantener las finanzas de tu organización saludables y bien monitoreadas.

Sin embargo, es importante que elijas correctamente a la empresa que realice la implementación ya que, de elegir mal, tu proyecto podría nunca llevarse a cabo con éxito.

En Avantis contamos con equipos multidisciplinarios que tienen experiencia no sólo en el ERP, sino también en tu industria, teniendo así una visión completa de tus necesidades.