Cómo migrar mi información de Quickbooks a un nuevo ERP

El pasado 28 de septiembre, Intuit quien ofrece plataformas como Mailchimp y Quickbooks en México, anunció que esta última dejará de admitir registros a la plataforma a partir del 1 de octubre de 2022 ya que se retira del país; y que la fecha límite en la que los datos estarán almacenados y disponibles para los usuarios de las cuentas en México, será el 30 de abril de 2023. Tras esta noticia, los usuarios de Quickbooks deberán evaluar sus opciones para adquirir una solución que cubra sus necesidades. Aquí te contamos lo que debes saber para que la transición a tu nuevo ERP se realice exitosamente y de manera sencilla.

Lo primero que debes hacer es analizar la situación actual de tu empresa y determinar hacia donde la quieres llevar. Este paso es indispensable ya que te ayudará a reconocer las áreas en las que hubo crecimiento en los procesos o en los que te gustaría implementar alguna mejora. Así tendrás una idea más clara de las características que deberás buscar en tu nuevo ERP. Analiza cuidadosamente lo que ofrece cada una de las opciones que estés considerando y verifica que se ajusten a tus necesidades. Puedes optar por un ERP personalizado o uno más estándar que te ayude a establecer procesos, todo dependerá de la evaluación inicial que hayas realizado y sus resultados. También debes contemplar los gastos adicionales al contratar tu ERP, éstos pueden ser servidores físicos o en la nube, módulos o servicios adicionales y software o hardware específicos.

SAP Business One Cloud te ofrece una solución integrada en la que puedes gestionar las diferentes áreas de tu empresa como contabilidad y finanzas, facturación, bancos, compras, ventas, inventarios y planeación de reaprovisionamiento de materiales, proyectos, business intelligence y reportes, entre otros. Todo esto con un esquema de renta mensual y en la nube que te permite acceder a tu ERP desde un navegador. Además de ofrecerte una versión móvil configurable en IOS y Android para que tengas tu información disponible en cualquier momento.

Otros aspectos que debes tomar en cuenta son: el presupuesto que deseas invertir, el tiempo que te tomará poner en marcha y aprender a usar el nuevo ERP, si cuentas con un equipo de sistemas y la escalabilidad de la herramienta. Este último, te dará la certeza de si el ERP crecerá al ritmo que tu empresa necesite o pronto deberás cambiar nuevamente. Finalmente, considera que si el ERP de tu elección requiere de configuraciones especiales o personalización, el tiempo de puesta en marcha puede aumentar, especialmente si la casa implementadora no tiene demasiada experiencia en tu industria.

Si tus procesos son sencillos y quieres adaptarlos a las mejores prácticas mundiales, Avantis H&CO tiene una solución estándar y preconfigurada llamada ImpulSAP. Sigue la capacitación en línea o presencial y en un par de semanas ya estarás trabajando con una herramienta empresarial de clase mundial como es SAP Business One.

Durante este periodo de transición, asegúrate de descargar toda tu información y resguardarla en un lugar seguro; también te sugerimos crear al menos una copia de seguridad. Puedes aprovechar para revisarla y ponerla en orden para que al migrarla a tu nuevo ERP tengas lo necesario para empezar a operar sin contratiempos.

Quickbooks te ofrece la posibilidad de descargar tu información en documentos de Excel que son fáciles de manipular y que te permitirán migrar tu información fácilmente a SAP Business One. A continuación, enlistamos la información que debes asegurarte de tener disponible para cargarla a tu nuevo ERP:

1. Descarga la balanza de comprobación.
2. Descarga maestro de clientes, proveedores y artículos.
3. Descarga facturas de clientes y proveedores pendientes/abiertas.
4. Descarga inventario con costo (en los casos aplicables).
5. Copia la información a las platillas de SAP.

Si estás interesado en implementar SAP Business One ponte en contacto con nosotros y con gusto te orientaremos sobre lo que SAP Business One Cloud te puede ofrecer y si decides contratar con nosotros, los servicios de migración serán gratis (aplican restricciones).