La mejor guía de 2019 para la implementación de SAP Business One

Mar 8, 2019 9:18:01 AM / por Avantis

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La implementación de SAP Business One ayudará a tener una visibilidad global de la compañía, un mejor control sobre las operaciones y acceso a la información más actual. Es una solución completa para administrar tu empresa y tus procesos de negocio.

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¿Cuál es el proceso de implementación de SAP Business One?

Asimismo, representa un paso muy importante hacia un crecimiento ordenado y basado en decisiones informadas para mejorar tu rentabilidad. Este proceso requiere de un tiempo en promedio de 12 semanas y consta de las siguientes 5 etapas:

1. Análisis y diseño

  • Se designa al equipo interdisciplinario de Avantis que estará encargado de llevar tu proyecto de acuerdo al giro de tu empresa. De esta forma puedes estar seguro que los consultores tienen un alto entendimiento y análisis profundo de tus necesidades de negocio.
  • Es necesario que tú también designes un líder que dé seguimiento a la implementación de SAP Business One y al grupo de representantes de cada área involucrada para que le orienten sobre los requerimientos y necesidades de los departamentos.
  • Se realiza un diagnóstico y análisis de la información y de los procesos de todas las áreas que se verán involucradas.
  • En esta etapa el equipo de consultores, basados en su experiencia en el giro de tu negocio, realizarán recomendaciones para mejorar en las áreas de oportunidad encontradas.
  • Se establecen los alcances del proyecto, es decir, las necesidades que el proyecto debe satisfacer para lograr tus objetivos.
  • Ya realizado el análisis, se crea un diseño de cómo operará tu negocio con SAP Business One y el tiempo en el cual se realizará la implementación. Esto es muy importante pues si no cuentas con un plazo establecido, corres el riesgo de que la implementación nunca llegue a completarse.
  • Los alcances previamente definidos son acordados por el cliente y la empresa consultora.

2. Configuración y migración

  • Con los procesos optimizados y adecuados a tu operación, el plan definido se configura en la herramienta de SAP Business One para operar de acuerdo a las necesidades que se cubren con el diseño realizado.
  • Migramos tu información actual y real a SAP Business One para comenzar la operación con tus datos reales. 

3. Pruebas y puesta en marcha

  • Esta fase va acompañada de pruebas en paralelo para evitar errores. Las pruebas son: funcionales, para asegurarnos que las funcionalidades configuradas reflejenlas pr de forma correcta tus procesos; de integración, para verificar que las funciones se comunican correctamente entre ellas; y regresivos, para descubrir posibles bugs del software.
  • Se instalan los parches y actualizaciones del sistema, además de realizar las últimas pruebas. Realizamos pruebas en paralelo con tu sistema de gestión antiguo para comprobar que los flujos de proceso y los datos sean correctos.
  • Comienzas a trabajar con SAP Business One. Es recomendable realizar el arranque a principio de año para encajarlo con tu nuevo año contable.
4. Capacitación
  • De nada sirve haber realizado la implementación de SAP Business One si tu personal no conoce el funcionamiento y las ventajas de la herramienta. En Avantis, capacitamos a tu equipo para que operen el sistema sin problemas.
  • Contamos con un plan de capacitación continua sin costo extra, una vez al mes, donde resolvemos tus dudas sobre distintos módulos y te actualizamos en las versiones de la herramienta (Cursos Viernes One®). Asegurándote un total aprovechamiento de tu inversión. 
5. Soporte
  • El soporte, es un aspecto fundamental en una implementación que pocas veces es considerado. Un soporte inmediato asegura la operación continua de tu empresa y por consecuencia, clientes satisfechos todo el tiempo.
  • En esta etapa todos tus incidentes deben ser resueltos en el menor tiempo posible.

¿Cuánto tiempo tarda la implementación de SAP Business One?

Una de las preguntas más comunes entre las empresas que desean implementar SAP Business One es: “¿cuánto tiempo tardará la implementación?”.

Ciertamente, no existe una respuesta exacta a esa pregunta, ya que no existe un margen de tiempo específico para una implementación de SAP Business One. Entre el análisis de los procesos, la configuración del sistema y la capacitación de los usuarios, el tiempo puede ser muy variable. Por lo mismo, existen varios factores que lo pueden determinar.

Mira este corto video para saber ¿Cuánto tiempo tarda una implementación de SAP Business One? 

 

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  • Número de entidades de SAP Business One a ser implementadas: ¿se realizará una implementación única o múltiples para diferentes compañías?
  • La conversión de datos: ¿cuántos datos necesitan ser convertidos al nuevo sistema de SAP Business One? ¿La información se encuentra en un formato que se pueda exportar fácilmente desde la solución actual?
  • Reportes: ¿tu negocio necesita reportes específicos para ciertos usuarios o utilizará los reportes estándares que proporciona SAP Business One?
  • Desarrollo: ¿tu negocio requiere algún tipo de configuración especial por industria?
  • Soluciones adicionales: ¿tu partner de implementación de SAP Business One te ha recomendado alguna solución adicional?
  • Requerimientos funcionales: ¿qué categoría o requerimientos funcionales tiene tu negocio: finanzas, CRM, manufacturas, distribución…?
  • Número y localización de usuarios: ¿tus usuarios se encuentran en diferentes oficinas o en una sola localización?
  • Conocimiento actual de los usuarios: ¿tus empleados han utilizado un ERP previamente? ¿Conocen cómo funciona SAP Business One?
  • Gestión de proyectos: ¿tendrás acceso a la gestión de proyectos interna para ayudar a que la implementación de SAP Business One sea más fluida?
  • Tipo de almacenamiento: ¿la implementación se llevará a cabo en la Nube o “on-premise?
  • Requerimientos funcionales más profundos: ¿tu negocio busca una implementación a un nivel general de simple funcionalidad o a un nivel donde deseen utilizar todos los módulos y configuraciones disponibles en SAP Business One para su industria?

Como puedes ver, existen muchos factores que se deben considerar antes de establecer tiempos de implementación para este software.

Sin embargo, es una excelente idea que te reúnas con tu partner de implementación y discutan estos aspectos para poder establecer márgenes que sirvan de guía temporal. Esto te dará una idea clara de lo que puedes esperar de tu proveedor y de su conocimiento sobre las funcionalidades de SAP Business One.

¿Cuánto cuesta una implementación de SAP Business One?

Muchas empresas pequeñas y medianas alcanzan un punto en el que las hojas de cálculo ya no soportan tu negocio; por lo tanto, es necesario adquirir un ERP.

En estas circunstancias, SAP Business One es una opción, pero muchos se preguntan: ¿cuál es el precio de SAP Business One y su implementación?

Para las PyMEs encontrar una respuesta definitiva es difícil; así pues, para brindarte un poco de claridad sobre lo que puedes encontrar sobre el precio de SAP Business One, te compartimos una tabla estimada de precios y algunos aspectos que deberías tener en cuenta:

1. Costo inicial VS ROI

Primero, es importante recordar que implementar un ERP está muy lejos de ser un proceso sencillo, y elegir el partner y la metodología de implementación adecuada es tan importante como elegir la herramienta en sí.

Sí, algunas opciones son mucho más baratas en términos del costo inicial. Pero eso no siempre está relacionado al ROI – una inversión mayor puede entregar una mejora exponencial a tu eficiencia, rentabilidad y retención de clientes, mientras que una pequeña puede costarte menos dinero, pero entregar resultados mínimos o nulos, en relación a tus necesidades de negocio.

2. Una solución sobre bases sólidas

Lo hemos discutido en otros artículos: los problemas de tu empresa ¿son por tus procesos o por el uso de un sistema inadecuado? Muchas PyMEs no invierten en un ERP debido a que no cuentan con los recursos, el tiempo o el presupuesto, pero esto puede ser un problema que proviene de procesos poco optimizados y utilización de software con muchas limitaciones.

La cuestión es que el ERP no arreglará por sí mismo estos conflictos.

Por lo mismo, deberías estar preparado para invertir recursos en revisar y optimizar los procesos antes de tu implementación de SAP Business One. Incluso, un buen partner te podría ayudar en ese aspecto ya que, de otra manera, a largo plazo, la solución no entregaría los resultados que estás esperando.

3. El compromiso es clave para el éxito de la implementación

Tu empresa debe estar lista para hacer compromisos para la implementación del ERP. La implementación no sólo necesita tiempo, sino esfuerzo por parte de todos los que serán usuarios del sistema, de forma que la configuración sea exacta y precisa.

Cabe mencionar que la configuración de varios módulos puede incrementar el precio de SAP Business One, pero al final, cada módulo ayudará a optimizar un área diferente y eso se reflejará en los beneficios que obtengas una vez implementado el software.

4. Una solución para toda la vida

Finalmente, recuerda que una solución ERP debe ser una inversión estratégica a largo plazo, que crezca y evolucione junto a tu negocio. La tentación de recortar gastos e invertir en un software más accesible estará presente, pero recuerda que la inversión se verá reflejada en los resultados que obtengas.

Comprométete en revisar y optimizar tu solución ERP regularmente. De esa manera, tu eficiencia se mantendrá e incrementará, brindándote mejores resultados en el futuro.

Conoce los paquetes que Avantis tiene para implementar SAP en tu empresa y el financiamiento para cada uno.

Tabla de estimación de precio de SAP Business One

 

IMPULSAP

Funcionalidades básicas

 

Ideal para pequeñas empresas con procesos y flujos sencillos.

Inversión
$35,000 USD
¿Qué incluye?

Licencias Starter, Software Preconfigurado y Entrenamiento.

Implmentación por un Ingeniero en Sistemas

Implementación en
2 semanas

Financiamiento
hasta 12 meses

Hasta 5 usuarios

No requiere consultoría

Entrenamiento en Avantis

Soporte

Incluido

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PROYECTO SAP BUSINESS ONE COMPLETO

Proyecto personalizado

 

Ideal para empresas en crecimiento.

Inversión
$50,000 USD
¿Qué incluye?

Licencias Completas, Análisis, Configuración y Capacitación.

Implementación por un Equipo de profesionales.

Implementación en
8-12 semanas

Financiamiento hasta 12, 34, 36 y hasta 48 meses

De 6 a 12 usuarios

Consultoría en tus oficinas

Capacitación en tus oficinas

Soporte

Incluido

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PROYECTO SAP BUSINESS ONE COMPLETO

Para más de 12 usuarios

 

Ideal para empresas en crecimiento con más de 12 usuarios.

Inversión
+$50,000 USD
¿Qué incluye?

Licencias Completas, Análisis, Configuración y Capacitación.

Implementación por un Equipo de profesionales.

Implementación en
12-16 semanas

Financiamiento hasta 12, 34, 36 y hasta 48 meses

Ilimitado

Consultoría en tus oficinas

Capacitación en tus oficinas

Soporte

Incluido

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7 pasos para una implementación exitosa de SAP Business One

Elegir correctamente a la empresa consultora marca toda la diferencia en la exitosa implementación de SAP Business One. Más del 70% de proyectos de implementación falla por no elegir correctamente al partner que realizará tan importante proceso.

Conoce de la mano de nuestro consultor Eduardo Fuentes los 4 criterios más importantes de que debes tomar en cuenta para implementar correctamente SAP Business One:

 

Los siguientes 7 pasos no proporcionan una receta exacta para el éxito, ya que la implementación de SAP Business One depende en gran medida de la empresa consultora que hayas elegido.

1. Análisis de los objetivos

La decisión de operar con un sistema ERP se ha tomado pero, ¿por qué? Hay tantas razones por las que se puede implementar un software como SAP Business One que es necesario comprender que su implementación no resolverá inmediatamente las necesidades del negocio. Se trata de un proceso de mejoras que se logra a través del uso de la herramienta.

El proceso de implementación comienza cuando la compañía define claramente los objetivos que pretende lograr a través de la implementación y cómo van a ser medidos. Si el objetivo o las métricas no son claros, la elección del proveedor y la implementación no serán efectivas.

2. En busca del proveedor

El siguiente paso es encontrar el partner de implementación de SAP Business One adecuado.

Una de las claves para lograrlo es buscar empresas que se especialicen en la implementación por industrias. De esa manera, tendrás la seguridad de que el partner cuenta con la experiencia necesaria para tu compañía y no cualquier implementador con un precio accesible.

Igualmente, las referencias pueden ser una buena guía. Contacta a los clientes actuales de tus posibles proveedores y verifica cuáles han sido sus experiencias con ellos: ¿la implementación sigue en pie? ¿Han recibido el soporte esperado? ¿Recomendarían a su partner de implementación?

Una vez hecho esto, averigua cuáles son las metodologías que utilizan; es decir, qué estándares son utilizados y reconocidos por industria, así como probados para entregar resultados tangibles.

El proveedor correcto podrá cumplir con estos requisitos para darte la confianza que necesitas para tu inversión.

3. Control del presupuesto

Para poder controlar el presupuesto, necesitas identificar los costos reales de SAP Business One. Esto puede ser complejo en algunas ocasiones.

Existen muchos proveedores que te ofrecerán una cifra inicial baja para la implementación. Sin embargo, conforme avance el proyecto, añadirán costos ya sea por tiempo o por consultoría, entre otras cosas.

Idealmente, tu proveedor debería poder decir un costo invariable, que incluya todo lo mencionado anteriormente. Así, aunque parezca más caro de forma inicial, a la larga, será una mejor inversión.

Cuando se trata de presupuesto, es mejor que preguntes claramente qué NO está incluido en la oferta que te proporcionan. Puede ser migración de datos, trabajos de modificación o atención de emergencias. No hay forma de que sepas esto a menos que los proveedores lo aclaren, pero indiscutiblemente debe formar parte de tu plan de costos.

4. Integración del equipo

La implementación de SAP Business One requiere un equipo especializado para que se gestionen las relaciones entre tu proveedor y tu empresa. Dicho equipo debe ser seleccionado entre tus áreas para que todas se sientan parte de la implementación de dicho cambio.

Sin embargo, el partner también debe proveer consultores que guíen a tu negocio a través de la implementación. Debes procurar que esto sea parte de la oferta de tu proveedor, ya que muchos sólo realizan la instalación del software, pero no realizan una alineación adecuada con tus procesos.

Lo mejor sería que el equipo de consultores se limitara a atender a tu proyecto, ya que de otra forma, es posible que no tengan la disponibilidad necesaria para atender tus dudas y necesidades.

5. Capacitación y adaptación del software

Para una implementación es igual de importante que la empresa consultora comprenda cómo funciona el negocio y no que el negocio comprenda el software que está implementando.

En primer lugar, el proveedor debe comprender los procesos y transacciones detrás de su cliente, de manera que se evite redundancia y poca claridad en los procesos.

Una vez que se haya armonizado ese aspecto, es necesario comenzar un plan de entrenamiento para el equipo. Esto debe incluir las sesiones iniciales y generales, pero también sesiones de actualización y mejora del uso de módulos de SAP Business One.

La capacitación no es sólo importante para el uso del software, sino para su adaptación efectiva. Es común que, cuando no se da el entrenamiento adecuado, las personas recaigan en sus actividades previas, prefiriéndolas por ser conocidas y menos complejas de adoptar.

Es crítico que no suceda esto en tu empresa. Una vez que el personal entienda las necesidades de implementación y las acepten, deben realizar todo lo que esté en su mano para que se logren.

Igualmente, deberán contar con la puerta abierta al servicio del proveedor en caso de que tengan alguna duda al respecto.

6. Migración de datos

Si te preguntaran: “¿qué información de tu sistema actual quieres migrar para la implementación de SAP Business One?” Seguramente la respuesta sería: “todo”. Y aunque esto es posible, también es muy probable que requiera más tiempo y presupuesto.

Es necesario ser realistas. Analiza cuáles son los procesos clave de tus operaciones por área y, posteriormente, asigna un volumen aproximado por relevancia. Entre tantos documentos, hay una línea gris que debe guiar tu decisión y que debe considerar los registros y la complejidad de los documentos que incluye.

Sin embargo, otra cuestión importante es la migración de los datos en sí. Verificar que tu proveedor garantice la compatibilidad y lectura correcta de tus documentos en SAP Business One es indispensable. Además, querrás tener un mapeo sencillo de cómo se irán guardando dichos archivos en el nuevo sistema…

Antes de que el proyecto finalice y arranque, deberás revisar que la migración se haya llevado a cabo adecuadamente. Muchas de tus operaciones dependerán directamente de esto, por lo que es necesario prevenir y resolver cualquier problema antes de comenzar el uso de SAP Business One.

7. Una vez que arrancó el proyecto…

No creas que cuando comienzas la operación se ha acabado todo. Es necesario que revises constantemente que todo vaya acorde a lo esperado y, si sucede de otra forma, consultar a tu proveedor para que lo adecúe.

Igualmente, no dejes de dar capacitación a tu personal para que pueda hacer más efectivas sus operaciones en el software.

¿Sabías que 7 de cada 10 empresas que implementan un ERP no lo hacen adecuadamente? ¡Evita la pérdida de tiempo y dinero! Encuentra al mejor partner para tu implementación.

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Implementación de SAP Business One: ¿Hana o SQL?

Tanto HANA como SQL son sistemas de bases de datos que ayudan a recopilar la información, que permiten el almacenamiento, la modificación y la extracción de la información en una base de datos, a la cual puedes acceder usando herramientas específicas de consulta y de generación de informes. Pero, ¿Cuál te conviene más?

¿Cómo es trabajar con SAP Business One HANA?

SAP Business One, en su versión para SAP HANA, utiliza algunas herramientas como las siguientes:

  • SAP HANA almacena los datos directamente en memoria RAM, sus datos no necesitan leerse primero en un disco duro y ser trasladados a una RAM para su procesamiento.
  • Todas las características de SAP Business One tienen un tiempo de respuesta más rápido.
  • Datos analíticos sobre las transacciones realizadas en SAP Business One.
  • Reportes predefinidos, como análisis de inventario y estatus mensual de clientes.
  • Plataformas predefinidas, incluyendo aquellas con las soluciones de SAP Crystal.
  • Búsqueda personalizada que facilita la ubicación de datos en SAP Business One.
  • Análisis interactivo a través de una interface con tablas dinámicas de Microsoft Excel.
  • Funcionalidades añadidas para la aplicación móvil de SAP Business One, incluyendo búsqueda empresarial integrada, disponibilidad al crear órdenes, flujo de efectivo y más.

¿Cómo es trabajar con Microsoft SQL?

  • Microsoft SQL se basa en almacenamiento en disco y esto es algo que repercute en la velocidad y escalabilidad.
  • Microsoft SQL necesita que los datos estén en un disco duro para ser recuperados.
  • No es posible realizar análisis en tiempo real ya que solo ofrece esta función en horarios establecidos. Por lo tanto, si necesitas sus herramientas de BI para realizar análisis en tiempo real, necesitarás un almacén de datos por separado o contratar a proveedor externo.
  • Escalabilidad, estabilidad y seguridad.
  • Soporta procedimientos almacenados.
  • Incluye también un potente entorno gráfico de administración, que permite el uso de comandos para para crear y modificar la estructura de las tablas así como otros objetos de la base de datos, así como para gestionar datos dentro de los esquemas.  
  • Permite trabajar en modo cliente-servidor, donde la información y datos se alojan en el servidor y las terminales o clientes de la red sólo acceden a la información.
  • Además permite administrar información de otros servidores de datos.

Hablando de costos, ¿Cuál es mejor? 

Los derechos de licencia de usuario de SAP para ambas versiones son los mismos mientras que sus licencias de bases de datos pueden ser comparables.

La única diferencia es que los requerimientos de hardware para SAP Server son un poco superiores en comparación con la versión SQL.

Para SAP Business One en la nube, la suscripción mensual no es diferente entre la versión de Hana o la SQL.

Entonces, ¿Cuál debo elegir para mi empresa?

Especialmente aquéllas que operan en industrias que procesan grandes volúmenes de transacciones o que necesitan visualizar los datos de sus operaciones en tiempo real deberían aprovechar las ventajas de SAP Business One HANA.

La solución es una forma innovadora de incorporar estas herramientas a las empresas pequeñas, ya que antes sólo estaban disponibles para los grandes corporativos.

SQL es una herramienta igualmente funcional, sin embargo HANA es una base de datos mucho más completa y rápida que te ayudará a obtener la información y los analíticos al instante. Además, aunque muchos ven la complejidad de HANA con malos ojos, la realidad es que gracias a esta característica puedes tener mucho más funcionalidades y beneficios.

Beneficios de SAP HANA

Con esta solución, SAP está logrando que la tecnología de almacenamiento esté disponible a todos los negocios, incluyendo los pequeños, a un precio razonable. Algunos de los beneficios son:

  • Toma de decisiones más rápida y efectiva, debido a los reportes rápidos, las búsquedas accesibles y la disponibilidad de la información.
  • Empleados mejor capacitados para generar reportes en tiempo real y que cumplan con los datos requeridos sin la asistencia de otros departamentos.
  • Procesos de transacciones rápidas que permiten a las personas encontrar la información que necesitan, cuando la necesitan.
  • Mayor retorno de inversión al tomar mejores decisiones.
  • La seguridad de tener una inversión a largo plazo con una solución integral de un solo proveedor.

¿Cuál es el retorno de inversión de SAP Business One?

 

Para calcular el verdadero precio de SAP Business One debes tomar en cuenta los ahorros que te genera al:

  • Tener una visión global de la empresa.
  • Saber cómo y dónde se usa el dinero.
  • Mejorar la eficiencia de la empresa. 
  • Mejorar tus procesos operativos. 
  • El precio de SAP Business One se refleja en el crecimiento de tu negocio.
  • Liberar a tus recursos de tareas mecánicas para aprovecharlos en aspectos más estratégicos.
  • Minimizar costos.
  • Evitar pérdidas en inventarios y mercancías.
  • Mejorar la satisfacción del cliente. 
  • Atender adecuadamente tus prospectos y clientes actuales. 
  • Dar seguimiento a tus ventas.
  • Facilitar tu contabilidad.
  • Mayor eficacia. 
  • Menores riesgos de operación.

Existen ahorros que pueden hacerse a partir de incrementar la productividad. Al automatizar los procesos del negocio, la productividad se incrementará dramáticamente, debido al aumento de la eficiencia operativa. Eso significa que podrás remover recursos y utilizarlos en formas más adecuadas o ahorrarlos.

Las PyMEs son capaces de recolectar, almacenar y gestionar toda la información en una sola base de datos al remover los diferentes sistemas que utilizan. Esto provee a la empresa de visibilidad y control sobre las operaciones.

SAP Business One es una de las soluciones empresariales más populares en el mundo para empresas pequeñas y medianas. Actualmente, existen más de 50,000 usuarios a nivel mundial, debido a que el ERP se generó específicamente para este tipo de negocios. Algunos de sus beneficios son los siguientes:

  • Hacer crecer tu negocios al reaccionar con mayor velocidad a las demandas de los clientes y tratarlos mejor al responder a sus necesidades.
  • Eliminar el error humano al automatizar procesos clave. Utiliza SAP Business One para minimizar costos y retrasos, así como para fortalecer tus resultados.
  • Mejora la comunicación y la retención de clientes al formar relaciones más cercanas. Utiliza su historial para obtener datos más acertados sobre sus intereses.
  • Disminuir los costos de tecnología al utilizar una solución que se implementa rápidamente y es de fácil mantenimiento.

Olvida lo que piensas saber sobre el precio de SAP Business One y considera los beneficios que obtendrás con su implementación

Riesgos de una implementación de SAP Business One

La mayoría de las complicaciones no se deben a SAP Business One como solución, sino al proceso de ejecución del proyecto y a la falta de experiencia de la empresa consultora.

Conoce cuáles son los principales riesgos de una implementación de SAP Business One:

1. El sistema SAP Business One no funciona correctamente

Durante las pruebas de aceptación de usuario (UAT) o después de la implementación de SAP Business One, se producen resultados inexactos para algunos procesos de tu negocio. Puede suceder también, que experimentes la incapacidad de ejecutar procesos de principio a fin.

Esto sucede cuando tu empresa implementadora no ha logrado entender los detalles de tus procesos, generando un diseño pobre de tus procesos y realizando pruebas en escenarios poco ideales.

La mayoría de los proyectos tienen casos de prueba que sólo prueban los escenarios empresariales más comunes, lo que conduce al mal funcionamiento del sistema cuando hay variaciones en los insumos del proceso empresarial.

Solución:

  • Asegúrate que tu consultora entienda a detalle los procesos de tu empresa e incluso, apóyalos con ejemplos.
  • El equipo implementador debe contar con flujos que documenten tus procesos, aprobados por ti para asegurar el entendimiento.
  • Las pruebas deben ser realizadas con casos reales.

2. Retrasos en entregas 

Se alarga la fecha de liberación cuando el equipo implementador no es multidisciplinario y no cuenta con la experiencia necesaria para comprender tu industria. Además de una planeación inexacta, tienen como resultado retrasos en las fechas de entrega de cada fase, el término de la implementación se posterga y por supuesto, los costos aumentan.

Solución:

  • Contar con un plan definido de tiempos y actividades.
  • Como cliente debes tener visibilidad de los avances y ser responsable de darles seguimiento.
  • Asegurarte de ser respaldado por un equipo con experiencia en tu ramo y consultores con capacitación en la herramienta.
3. Mal uso de los módulos SAP Business One por falta de conocimiento

La mayoría de los módulos SAP y las soluciones de la industria han demostrado cumplir con el 60-90% de los requisitos de negocio dentro de una industria específica. 

Sin embargo, la falta de conocimiento profundo en los módulos implementados puede convertirse en “proyectos personalizados” para tratar de mejorar las fallas realizadas, generando costos ocultos. 

Solución:

4. Falta de expertos por parte de tu negocio

Lograr una implementación exitosa no solo depende del equipo de consultores, también depende del equipo de expertos que asignes por tu parte. Es crucial contar con expertos en la materia de cada una de las áreas que se verán beneficiadas con SAP Business One.

Solución:

  • Designar una representante de cada área de tu empresa para comunicar a los consultores los procesos, necesidades y objetivos que se quieren lograr.

5. Falta de confianza en el plan elaborado

Es importante que los expertos en materia de tu empresa, los líderes de áreas y el equipo de ejecutivos encabezando la toma de decisiones, estén de acuerdo con el plan, la delimitación de los alcances de la implementación de SAP Business One, los futuros requerimientos del negocio y los nuevos procesos.

Solución:

  • Los involucrados de las áreas y los encargados de tomar las decisiones deben aprobar los requerimientos y la documentación como: flujos de trabajo, documentación de procesos, el diseño y la arquitectura de la solución, antes de llevarlos a cabo.

6. Retraso en la toma de decisiones

Muchas decisiones sobre un proyecto de SAP necesitan tomarse rápidamente y los problemas deben ser resueltos de manera casi inmediata. Esto ayudará a que las tareas y los entregables se completen de manera oportuna sin afectar las actividades dependientes. 

Debes tener cientos de actividades que completar en un día, pero, crear largos procesos burocráticos y políticos para poder aprobar o denegar algo es una de las razones que pone en riesgo la implementación.

Solución:

  • Asegúrate de nombrar líderes capaces de resolver sin crear cuellos de botella en el proyecto, que sepan trabajar en equipo.
  • Solo los asuntos críticos deben ser escalados hasta la cabeza del mando.
  • Una buena comunicación es clave y el seguimiento constante con la consultora para descubrir contratiempos.

7. Realizar la implementación de SAP Business One de forma remota

Puede ser atractiva la idea de ahorrar costos con recursos más baratos provenientes de otros países como India, Filipinas o Europa. Sin embargo, esto puede traer riesgos como recursos poco calificados, discrepancias entre los avances reportados y los reales, falta de experiencia y complicaciones en la comunicación.

Solución:

  • Implementar con una empresa cercana de la que puedas comprobar directamente su experiencia con otras empresas de tu industria.

8. Estimaciones incorrectas de tiempos

Varios proyectos fracasan o se prolongan debido a los costos ocultos como resultado de estimaciones de tiempo y esfuerzos inexactos. Las estimaciones en los tiempos de implementación deben incluir el tiempo requerido de los consultores especializados en SAP, así como los recursos por parte de su empresa. Las reestimaciones deben realizarse en la fase de realización temprana si se da cuenta de que los objetivos están tomando más tiempo de lo esperado.

Solución:

  • Verifica que la planeación indique esfuerzos y tiempo estimados, tanto de los consultores como de tu equipo designado para colaborar.
  • El plan debe incluir la configuración del hardware, la administración de la red, la seguridad y los esfuerzos de administración de sistemas SAP, así como las capacitaciones y pruebas.
  • Las mejoras complejas deben realizarse por separado para lograr desglosar e identificar claramente los tiempos.
  • Establecer alcances de trabajo claros y detallados, sin ambigüedades.

9. Mala elección de tu empresa implementadora

Es muy importante evaluar, verificar y comprometer estratégicamente para elegir a la empresa que realice la implementación, para evitar adoptar recursos de mala calidad que carecen de conocimientos adecuados de SAP, demoras de proyectos, ejecución de proyectos pobres y más

Solución:

  • Verifica que la consultora tiene una cartera de clientes satisfechos comprobable.
  • Investiga si tienen casos de éxito que hayan compartido

10. Mala comunicación y falta de seguimiento

Los Project Managers deben desplegar, monitorear y hacer cumplir el uso apropiado de los recursos empleados para la implementación, asegurando las entregas en tiempo y forma.

El Project Manager debe servir como la fuente de la verdad para proyectar un estado exacto del proyecto en cualquier momento. Un mal reporte del estado del proyecto puede ocultar problemas que eleven los costos y aumenten el tiempo para concluir el trabajo. 

Solución:

    • Verifica que el Project Manager esté trabajando con un plan de proyecto estructurado y desglosado claramente.
    • Realiza juntas periódicas para conocer el estado del proyecto donde todas las partes involucradas estén presentes.
    • No apruebes ningún documento incompleto y sin tu autorización nada debe ser hecho. 

¿Cómo elegir al partner para implementar SAP Business One?

Si estás considerando SAP Business One como tu solución de gestión empresarial o estás a punto de implementarlo en tu empresa, esta guía es para ti.

Desde 2003, el 100% de las implementaciones que Avantis ha realizado siguen en operación, y por eso queremos darte unos consejos prácticos sobre la implementación de SAP Business One que serán decisivos.

Comencemos desde el principio: asumiendo que ya decidiste que necesitas un software empresarial que te ayude a controlar en tiempo real todos los procesos de tu negocio y has escogido a SAP Business One, la siguiente pregunta sería: ¿Qué partner va a realizar tan importante implementación?

¿Cuál partner de SAP Business One elegir?

No solo debes elegir un partner que pueda implementarte SAP Business One en tu empresa, también debe darte soporte cuando lo necesites y capacitarte para que aproveches al máximo tu inversión.

Esta decisión es tan vital, que de ella dependerá la duración y calidad de tu relación con el partner: ya sea de 1 año o de 10 años, por lo que te recomendamos elegir muy cuidadosamente.

La implementación de nuestro primer cliente sigue en excelente operación desde hace 13 años.

Esta lista de preguntas te ayudará a determinar la calidad de tu potencial partner de SAP Business One:

1.- ¿Cuál es su experiencia implementando SAP Business One en mi industria?

Mientras más experiencia tenga el potencial partner de SAP Business One en tu industria, más rentable y oportuna será tu implementación.

Somos Gold Partner™ de SAP, el nivel más alto de competencia de negocios y excelente rendimiento en la prestación de servicios de implementación y soporte de SAP Business One.

2.- ¿Qué servicios adicionales te brindará con la implementación de SAP Business One?

Pregúntale a tu potencial partner qué servicios complementarios te ofrecerá para que le saques el máximo provecho a tu implementación de SAP Business One.

Ofrecemos a nuestros clientes talleres mensuales gratuitos para que conozcan y aprovechen todas las funcionalidades de SAP Business One.

3.- ¿Qué tipo de acuerdo de soporte te ofrece?

La mayoría de los partners de SAP Business One ofrecen soporte. Pero es importante que te asegures que tu potencial partner te apoye no solo cuando comiences a operar, sino también en cualquier momento que necesites.

Asegúrate de que tu potencial partner tenga un servicio de soporte completamente funcional.

Nuestro equipo de Soporte 360º estará listo para asistirte ante cualquier duda o insistencia.

4.- ¿Puedo conocer al equipo de consultores?

Pídele a tu potencial partner que te invite a conocer a su equipo de consultores, ya que uno o varios de ellos trabajarán en tu implementación de SAP Business One. Asegúrate de conocer su experiencia previa y cómo realizarán su trabajo.

En Avantis te asignaremos de manera exclusiva a un consultor capacitado y certificado en SAP Business One.

6.- ¿La implementación tendrá un precio fijo?

Asegúrate de que tu potencial partner de SAP Business One entienda a fondo tu negocio, requisitos y detalles específicos de tu empresa. Cuanto más tiempo analice tus procesos, más precisa será su propuesta económica.

En Avantis nos aseguramos de entender los procesos para ajustarnos a tus necesidades, por lo que el costo de nuestra propuesta de servicios es fijo, nunca pagarás demás.  

7.- ¿Cuáles serán los costos después del primer año?

Tomar una decisión informada significa conocer todos los detalles asociados con tu implementación de SAP Business One. Asegúrate de saber el costo total de la licencia o licencias de SAPB1. Incluso puedes pedirle a tu potencial partner una progresión de los costos anuales de mantenimiento y soporte.

Nuestra relación con nuestros clientes es totalmente transparente, así que siempre tendrás a la mano toda la información que necesites acerca de tu implementación, mantenimiento y soporte.

8.- ¿Qué metodología usará para implementar SAP Business One en tu empresa?

Asegúrate de saber qué documentación, planes de proyectos, reuniones y directrices de aplicación debes esperar cuando te vayan a implementar SAP Business One.

Nuestro proceso de implementación de SAP Business One es el PRIMERO EN MÉXICO certificado por el "SAP Quality Program"

9.- ¿Ofrecerá ayudarte a integrar SAP Business One con otras aplicaciones y sistemas?

A medida que tu negocio crezca, posiblemente necesitarás integrar SAP Business One con otras aplicaciones, o tener funciones específicas de tu empresa integradas con SAP B1.

Asegúrate de que tu potencial partner tenga experiencia en la integración de SAP Business One con otras aplicaciones, software y funcionalidades para tu empresa. 

¿Todavía tienes dudas sobre quién debe implementar tu ERP? ¡Descarga nuestra guía!

Avantis el mejor partner para implementar SAP Business One

El primer paso para la transformación digital de tu compañía es elegir un sistema ERP que te permita crecer de forma controlada tu negocio. El segundo, pero no menos importante, es elegir acertadamente a la empresa que realizará la implementación de SAP Business One.  

 
  • Enfoque en los procesos

Como resultado de nuestros 23 años de experiencia implementando este sistema ERP para distintas industrias, en Avantis desarrollamos una metodología de implementación basada en procesos.  

Para ello, la primera fase de nuestra metodología de implementación es entender a profundidad tus procesos actuales y las metas a las que quieres llegar; de esta forma, nos aseguramos que SAP Business One se alinea perfectamente a tus necesidades y procesos.

<<¿Cuál es el proceso de implementación de Avantis? >>

Gracias a nuestra experiencia en industrias como la automotriz, la restaurantera, el retail y la química, nos aseguramos de compartir las mejores prácticas para el sector al que perteneces y optimizar aún más el uso de este ERP.

Al establecer las políticas y procesos sobre cómo actuar cuando hay incidencias dentro de cada área contribuimos a la institucionalización de tu empresa, como resultado de este proceso de formalización, tendrás un crecimiento ordenado y controlado.

Quienes participan son quienes conocen los procesos, con los cuales se configura, se entrena y se pone en marcha el proyecto.

  • Precio, tiempo y alcance definidos desde el inicio

Usualmente otras empresas implementadoras cuentan con un modelo de negocio que establece costos por hora, y al no tener bien definidos los alcances del proyecto (lo que se realizará y lo que no) ni el tiempo en el que lo realizarán, los períodos se alargan y, por lo tanto, el precio aumenta y aumenta.

<<¿Cuánto cuesta una implementación de SAP Business One? >>

En Avantis nos tomamos el tiempo necesario para entender cómo funciona tu empresa, tus procesos y la visión que tienes a futuro para ella; sin embargo, este periodo no tiene costo para nuestros clientes. Posteriormente te presentamos una propuesta o demo y somos totalmente honestos al indicarte si se lograrán los objetivos con SAP Business One o no.

  • Valores agregados al mantenimiento

Al implementar con cualquier otra consultora pagas una especie de póliza de seguro esperando no tener que usarlo por si falla el software, y te sentirás afortunado si al final del año no lo usas. Con Avantis únicamente pagarás las nuevas versiones del producto. 

Por otro lado, en otras consultoras, toda duda relacionada con el sistema ERP genera costos que se cargan a tu factura. En Avantis tenemos un plan de 11 talleres al año que están incluidos en tu contrato para asesorarte sobre novedades y el uso de SAP Business One que llamamos Viernes One®, con capacidad de 30 personas de manera presencial y hasta 100 vía remota.

  • La atención a las incidencias

Nuestro departamento de soporte atiende hasta 100 llamadas diarias, de las cuales 97 son cerradas el mismo día, mientras que el resto se resuelve en un lapso no mayor a 3 días.

<<Conoce los 4 pasos del proceso de soporte de Avantis>>

 Aquí tenemos otras razones poderosas para elegir a Avantis:

  • Tenemos 23 años de experiencia en proyectos y tecnología de la información.
  • Somos Partner de SAP desde el año que llegó a México, 2003.
  • Conservamos nuestra misma razón social desde que iniciamos.
  • Hemos atendido a más de 450 empresas.
  • Contamos con más de 350 implementaciones
  • 100% de nuestros proyectos entran en operación de manera exitosa.
  • Somo el primer partner en obtener el certificado SAP Partner Quality Program.
  • Somos reconocidos como partner con responsabilidad social.

Únete a los más de 4 mil usuarios de SAP Business One en México que hemos atendido en Avantis. Acércate a nuestro equipo de consultores certificados que se interesan por entender tu negocio y adaptar la herramienta a tus necesidades, además de brindarte capacitación continua y un soporte inmediato. 

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Categorías: Implementación de SAP Business One


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