NeuroServices: un caso de éxito de SAP Business One con Avantis

NeuroServices Communications es una empresa joven en franco crecimiento que es un vivo caso de éxito de la implementación de SAP Business One con Avantis. Conoce su historia.

La empresa

NeuroServices se dedica a gestionar las áreas de telecomunicaciones de las PyMEs que se encuentran en edificios multiinquilinos; es decir, renta servicios de conmutador, internet y hosting, entre otros, a empresas que no pueden adquirirlos.

Antes de la implementación, NeuroServices contaba con 20 empleados y, de momento, sólo opera en Monterrey, Nuevo León; no obstante, su crecimiento en los últimos 18 meses ha sido notable, ya que en ese periodo cuadriplicó los edificios a los que proporcionaron sus servicios.

¿Qué necesidades y desafíos presentaba la empresa?

De acuerdo al director general de NeuroServices, la intención era abrir una nueva sucursal en la Ciudad de México durante 2006, por lo que se requerían sistemas de cómputo que prepararan la empresa para abordar un mercado mayor.

Otras necesidades que tenían claras eran:

• Proveer un servicio de excelencia al cliente.
• Facturar con rapidez y eficacia.
• Visualizar fácilmente la información de clientes y proveedores a lo largo de toda la organización.

Por otro lado, las problemáticas a las que se enfrentaba NeuroServices se podían resumir en:

• Aislamiento de los sistemas con los que operaban.
• Pérdida de información al intentar transportarla de un sistema a otro.
• Imposibilidad de tomar decisiones en tiempo real y con estrategia de negocios.

Luego de evaluar diferentes opciones, se eligió SAP Business One, no sólo porque fue la opción que mejor se adecuaba a los intereses de NeuroServices, sino que en la valoración económica, la oferta resultó un 40% más económica.

¿Cómo se realizó la implementación de SAP Business One?

La implementación de SAP Business One corrió a cargo de Avantis, socio de negocios de SAP. El proyecto se llevó poco más de dos meses, ya que comenzó en diciembre de 2004 y en marzo de 2005, la aplicación ya estaba corriendo al 100%.

La instalación abarcó todos los módulos de SAP Business One — Oportunidades, Ventas, Facturación, Bancos, Cuentas por Cobrar y por Pagar, y Servicio-, con excepción del módulo de Producción, ya que NeuroServices se dedica al servicio.

Un detalle muy importante a tomar en cuenta es que la empresa no tuvo que hacer ninguna inversión en infraestructura y sólo compró un servidor nuevo -por gusto, no por necesidad.

Por otro lado, según la perspectiva de NeuroServices, el factor de mayor impacto fue la facturación, pues no encontraban una solución que se adaptara a sus necesidades, ya que cobraban a sus clientes con base en una facturación mensual fija – como si fuera una renta. Con el apoyo del SDK de SAP, Avantis desarrolló un módulo específico que permitió solucionar este problema.

¿Cómo reaccionó el equipo durante la implementación?

El Director General aceptó que, al principio, hubo resistencia al cambio entre su personal, “pero conforme fuimos explicando las ventajas y, sobre todo, cuando ya el sistema estuvo implementado, se dieron cuenta de la facilidad de uso y del ahorro de trabajo que les significaba. Fue entonces que comenzaron a aceptar el nuevo paradigma”.

En este sentido, el directivo aseguró que tal vez el cambio más radical es que la gente no estaba acostumbrada a que cualquier cosa que hicieran en el sistema se reflejara en todas las áreas. Finalmente, hubo un beneficio inesperado y que resultó grato.

¿Cuáles fueron los resultados?

El cambio fue dramático. Con las herramientas anteriores, la facturación se llevaba prácticamente 20 días; con la implementación de SAP Business One, se acortaron los tiempos de facturación al día 4, representando alrededor de 15 días de ahorro en cartera. Así pues, lograron realizar un cobro más rápido y eficiente.

No obstante, hay otros beneficios importantes relacionados. Por ejemplo, la empresa adquirió la capacidad de analizar en tiempo real sus costos de operación y recortar aquellos que no considere importantes, lo que antes no podía hacer, ya que toda su información financiera estaba rezagada.

Sin duda, otro módulo fundamental fue el de Servicio, ya que NeuroServices se ve a sí misma como una aliada a largo plazo de sus clientes. A través de este módulo, pudieron rastrear llamadas y dar un seguimiento muy detallado a toda la atención que reciben sus clientes.

Finalmente, gracias a la implementación de SAP Business One,, la información fue integrada y agrupada en una base de datos única, permitiendo que todas las áreas compartieran la misma información.

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