Beneficios del módulo de compras de SAP Business One

En este módulo de SAP Business One puedes mejorar tus ganancias mediante una política de compras adecuada y estructurada que evite los gastos innecesarios o fuera de tiempo.

El módulo de compras de SAP permite administrar el proceso de gestión de todo tipo de trámite con tus proveedores y contar con el análisis de tu mercado, ventas y clientes para planear inteligentemente tus compras de materiales.

1. Procesos automáticos de compras

Con esta herramienta podrás realizar la integración de toda la actividad de tu empresa desde pedidos hasta los pagos de facturas y todos los procedimientos intermedios para lograr esos procesos.

Este módulo de SAP Business One incluye funciones como:

• Realización de órdenes de compra.
• Facturación para cuentas por pagar.
• Notas de crédito.
• Costos en muelle.
• Generación de pedidos en múltiples divisas y categorías de artículos.

2. Devoluciones

SAP Business One realiza automáticamente los ajustes necesarios en la factura y en el saldo acreedor para reflejar el movimiento en la contabilidad y se puede informar al proveedor la razón de dicha devolución directamente desde el sistema ERP.

También te ofrece la gestión de gastos adicionales como seguros, cargos de servicio, etc. para obtener una mejor visión de los precios al comparar proveedores y de la rentabilidad que se genera sin tener como distractor estos gastos extras.

3. Identificar mejores precios y proveedores

Tendrás un historial de compras con información de artículos, proveedores, precios, fechas y otros elementos que nos sirven para comparar rápidamente cada uno de los proveedores y los precios que manejan para lograr una relación más rentable y duradera con cada uno de ellos.

4. Integración de la información

En el módulo de compras, se actualizan de manera centralizada en el sistema y se integran a todas las actividades empresariales con las que tiene relación.

Podrás obtener información estratégica para aprovecharlas gracias al análisis gráfico del módulo, esto se logra mediante el almacenamiento de la información de valor en los registros de datos maestros y enlazando todos los documentos creados durante el proceso de compra.

5. Integración de la contabilidad y los inventarios

Al momento de llevar a cabo una compra podrás visualizar el proceso completo y actualizado de forma automática con el almacén. Al hacerlo se genera la factura por pagar, se especifican las condiciones de pago. Con este procedimiento puedes tener al corriente el inventario y conocer los movimientos financieros asociados a cada movimiento.  

6. Gestión y planificación de compras

Ayuda a generar requisiciones, cotizaciones u órdenes de compra tomando como base órdenes de venta o cotizaciones.

Una actividad de gran relevancia para el departamento es una correcta planeación y determinación de los puntos en los que es necesario hacer un pedido, esto debe ser en el momento justo y en la cantidad correcta para evitar compras innecesarias y procesos de inventarios costosos.

7. Generación de informes

Para una buena gestión de las compras es necesaria la visión completa de los procesos, de las áreas de oportunidad y de la información clave para tomar decisiones acertadas en el menor tiempo. Con SAP Business One puedes crear informes basados en ventas, pedidos, compras y cuentas por pagar, etc.

Funciones especiales que puedes realizar

1. Contratos globales

Se define la forma de compra o recepción de productos en un periodo determinado.

2. Asistente de creación de cotizaciones de proveedores

Ayuda al usuario a generar cotizaciones a proveedores de forma automática para posteriormente ayudarlo a determinar el mejor proveedor para la compra basado en

3. Validación de XML de facturas de proveedores

SAP Business One se conecta automáticamente al SAT para validar la estructura del archivo y la validez del mismo sin necesidad de hacerlo en el portal del SAT.

¿Qué documentos se pueden crear en este módulo?

• Requisición de Compra
• Cotización de Proveedores
• Entrada de Mercancía de Proveedores
• Recepción da Factura de Proveedores
• Nota de Crédito
• Nota de Débito
• Anticipo
• Costos de importación

Recuerda que cada función y documento disponible en el ERP no forzosamente tiene que ser utilizado, todo depende de las necesidades de tus procesos y los que mejor se adecúen a las necesidades de tu negocio.

Si tienes duda sobre como configurar cada módulo de SAP Business One, contacta al equipo de soporte de Avantis, que con 13 años de experiencia implementando este sistema ERP para PyMES, podrán ayudarte a resolver tus dudas.