Una buena administración financiera le otorga a tu empresa la posibilidad de definir y controlar gastos, así como tener una visibilidad completa de los ingresos y con ello determinar si existe una pérdida o ganancia.
La gestión administrativa de tu empresa requiere de un adecuado control y seguimiento de los cobros y pagos. Para esto está diseñado el asistente de pagos de SAP Business One, del cual te explicamos su funcionamiento a continuación.
Para utilizar esta herramienta debes seguir 8 sencillos pasos:
- Paso 1: Selección de ejecución de pago
Dentro de la herramienta puedes elegir generar este asistente desde cero o en caso de que ya tengas un escenario de pagos precargado seleccionarlo, el cual te generará un escenario con criterios de selección o recomendaciones que hayas generado anteriormente.
- Paso 2: Selección de parámetros generales
El asistente de pagos permite gestionar también los medios de pago que utilizarás para las transacciones, mediante una serie de criterios como:
- Clase de pago (hacia cliente o proveedor).
- Medio de pago (cheque o transferencia).
- Fecha de ejecución de pago.
- Paso 3: Socios de negocios - Criterios de selección
Filtra clientes tomando en cuenta el código de cliente/proveedor al que se requiera generar los pagos.
- Paso 4: Parámetros de documento
Estos pagos se pueden segmentar por fecha de vencimiento o fecha de contabilización, días de tolerancia de vencimiento, monto en el saldo vencido, lo cual entregará un sugerido para pagos atrasados o montos en específico.
- Paso 5: Vía de pago
El paso 5 te permitirá que cada uno de los pagos a registrar afecten las cuentas específicas para pagos con cheque o transferencia; incluso en caso de tener cuentas del mismo banco con diferente tipo de moneda, se divide de acuerdo con el banco correspondiente de forma automática.
- Paso 6: Informe de recomendación
De acuerdo con los parámetros recomendados del paso 1 al 5 te mostrará los documentos que corresponden a estos filtros.
- Paso 7: Grabar opciones
Las opciones que te brinda el asistente de pagos para grabar las opciones son 4:
- Grabar sólo criterios de selección. (paso 2)
- Grabar recomendaciones. (paso 3)
- Iniciar ejecución de orden de pago. (paso 6)
- Iniciar ejecución de pago
Cada una de ellas permite la grabación del asistente de pago hasta cierto punto, permitiendo modificar los pasos siguientes.
- Paso 8: Resumen e impresión de ejecución de pago
Genera el asistente de pagos de acuerdo a los parámetros establecidos y te brinda un resumen de los pagos que se registraron, así como la opción de impresión de los documentos.
Beneficios de la automatización de procesos
La implementación de automatización de procesos administrativos en departamentos como cuentas por cobrar y cuentas por pagar, puede otorgar una ventaja competitiva a tu empresa en estos aspectos:
- Reducción en costos asociados a las tareas manuales.
- Eficiente manejo del flujo de efectivo de la organización.
- Mayor liquidez.
- Disminución de las labores manuales como la aprobación documental de los pagos a realizar.
La importancia del uso del asistente de pagos de SAP Business One
El papel del departamento de tesorería se relaciona directamente con el flujo monetario, por lo cual se vuelve de vital importancia contar con una política de cobros y pagos. Una de sus tareas es tener la capacidad para atender imprevistos y realizar consumos de bienes y servicios que requiera la empresa; por otro lado, cuidar aspectos tan sencillos como evitar duplicidades en los pagos.
Con el asistente de pagos se agiliza esta gestión ya que al ser una funcionalidad integrada en SAP Business One, te permite realizar el registro de cobros a clientes (pagos recibidos) y pagos que realizas a proveedores (pagos efectuados) de forma masiva de acuerdo con ciertos criterios dando un informe de recomendaciones o una lista de pagos sugeridos.
Con esta herramienta nativa del ERP SAP Business One, es posible también generar el archivo bancario con el que trabaje tu empresa para poder cargarlo posteriormente en el portal de banca electrónica correspondiente, brindando mayor seguridad segmentado las funciones de quién programa los pagos en el sistema y de la persona que tiene acceso a la banca en línea y eliminar errores en la información.
Para conocer más sobre las actividades que puedes realizar en los módulos de SAP Business One, consulta a los asesores de Avantis para que resuelvan todas tus dudas.
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