Tal vez creas que tu empresa funciona correctamente, pero con la ayuda de un ERP como SAP Business One podrías llevar tu empresa a su máximo potencial de operación. Conoce aquí el alto precio que estás pagando, probablemente sin saberlo, por no implementar SAP o por haber tenido una mala implementación.
El costo de no implementar SAP Business One
- Procesos lentos y mal servicio al cliente
Las empresas que se dedican a la producción en serie requieren de una coordinación y exactitud perfecta en los procesos perfecta; de no ser así, puede haber retrasos en los tiempos de entrega, que resultarán en el incumplimiento de los compromisos con los clientes o la falta de producto para vender.
Este error en la producción causará pérdidas económicas y una mala reputación ante los clientes y prospectos.
- Información inadecuada para la toma de decisiones
Si no implementas un ERP que permita tener información actualizada, en tiempo real y de todos los departamentos de tu empresa, la eficiencia de tu negocio puede mermarse. Sin reportes rápidos y exactos, los directivos no pueden obtener una visión global del negocio, imposibilitando la tarea de manejar costos, presupuestos, recursos, desafíos y oportunidades.
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Por ejemplo, el equipo de compras y el de almacén tienen que estar alineadas con la misma información; sin embargo, si cada uno trabaja en programas o archivos de Excel diferentes y no se comunican correctamente, podría haber errores como la falta de material para la producción.
Por otro lado, con un sistema como SAP Business One el área de almacén registra en el ERP la salida de 10 piezas de material y en compras recibirán automáticamente una alerta para la reposición de las piezas.
- Pérdida de tiempo por actividades administrativas dobles
La falta de un sistema que contenga la información de las áreas y que refleje los cambios en tiempo real, puede generar un doble trabajo que podría evitarse y utilizarse para otras actividades más importantes de los empleados.
Cuando las áreas trabajan por separado en herramientas diferentes como hojas de Excel, entonces debes incluir un proceso administrativo que asegure que las áreas se estén comunicando efectivamente entre sí. Esto añade un paso más a las tareas diarias que pueden sumar varias horas a lo largo del mes.
Por ejemplo, almacén debería compartir las actualizaciones del estado del inventario para que compras haga lo propio y la producción no se detenga o el material no se eche a perder por estar guardado un largo tiempo.
- Falta de coordinación entre las áreas
En la mayoría de las empresas los procesos están ligados unos a otros; por lo tanto, el desconocimiento de lo que otros departamentos están haciendo hace complicado que las áreas sepan en qué trabajar para continuar con una correcta línea de producción o de servicio al cliente.
La automatización de los procesos administrativos, así como la creación de reportes, reduce a su máxima expresión la posibilidad de tener errores humanos por descuidos y olvidos, elevando el nivel de productividad y ejecución de cada área.
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La falta de información real de las áreas, los procesos lentos, el mal servicio al cliente, las actividades administrativas dobles y la falta de coordinación entre las áreas tendrán como resultado pérdidas económicas.
El costo de una mala implementación de SAP Business One
- Procesos que complican el trabajo
Una mala implementación puede derivar en procesos poco personalizados para las necesidades de tu industria y de tu negocio, haciendo que la carga de trabajo aumente, se complique, y disminuya la productividad y funcionamiento de tu empresa.
Esto sucede porque la empresa encargada de implementar SAP Business One no dedicó tiempo para conocer cuáles son las necesidades específicas de tu negocio, cómo son tus procesos y cuáles son las metas que quieres lograr y únicamente hizo una configuración muy general que no toma en cuenta tus particularidades.
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Si la implementación no fue la correcta y sigues haciendo procesos por fuera, entonces tendrás dos fuentes de información y necesitarás comparar constantemente cuál es la correcta.
Por ejemplo, en producción y almacén hemos encontrados configuraciones incorrectas donde el sistema de costeo se configuró mal y el precio final del producto es más barato que lo que debería ser. Los empleados al darse cuenta y no poder utilizar la herramienta para el costeo, comienzan a hacerlo manualmente en un Excel, desaprovechando así todos los beneficios de automatización y ahorro en tiempo que un ERP bien configurado para su negocio podría darles.
- Seguir llevando datos por fuera
Cuando ha existido una mala implementación puede suceder que el empleado deba complementar los procesos del ERP con contras herramientas como Excel o programas de administración adicionales para cumplir en tiempo y forma los procesos de la empresa.
Por ejemplo, una alerta mal configurada en SAP Business One en el apartado de almacenes puede provocar la desconfianza del usuario y requerir que siga llevando el control en una hoja de Excel para estar 100% seguro de cuándo hay que avisar al área de compras para hacer las reposiciones de stock. Esto, puede generar que la producción se detenga (en algunos casos) para hacer inventario.
Con una implementación correcta de SAP Business One este escenario es inimaginable, pues uno de los propósitos de la herramienta es simplificar los procesos y lograr que toda la información de la empresa resida en el mismo repositorio a fin de tener “una sola verdad” sobre el estado de la empresa.
- Pérdida de tiempo y recursos económicos
Si has sido víctima de una mala implementación es seguro que habrás perdido dos pilares muy valiosos de tu empresa: tiempo y dinero. El tiempo invertido en juntas, en la configuración misma y en entrenamiento jamás podrás recuperarlos; por otro lado, la inversión hecha comparada con los resultados obtenidos no te dará el retorno de inversión esperada.
Por ello, es sumamente importante no solo elegir el ERP con mejor desempeño, sino elegir muy bien a la empresa que realice tu implementación de SAP Business One. Recuerda que, además de tener conocimiento en el uso de la herramienta, este partner debe tener conocimiento y experiencia sobre tu industria. Finalmente, debería dedicarse a entender qué quieres lograr con la herramienta y orientarte en algunas mejores prácticas que podrían hacer más eficientes los procesos que ya llevas.
En Avantis tenemos más de 15 años implementando SAP Business One, 100% de nuestros proyectos entran en operación totalmente exitosa en un promedio de 8 semanas, dependiendo de la complejidad del proyecto.
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