Implementación de SAP Business One - 10 riesgos con solución

1. El sistema SAP Business One no funciona correctamente

Durante las pruebas de aceptación de usuario (UAT) o después de la implementación de SAP Business One, se producen resultados inexactos para algunos procesos de tu negocio o la incapacidad de ejecutar procesos de principio a fin.

Esto sucede cuando tu empresa implementadora no ha logrado entender los detalles de tus procesos, generando un diseño pobre de tus procesos y realizando pruebas en escenarios poco ideales.

Solución:

• Asegúrate que tu consultora entienda a detalle los procesos de tu empresa e incluso, apóyalos con ejemplos.
• El equipo implementador debe contar con flujos que documenten tus procesos, aprobados por ti para asegurar el entendimiento.
• Las pruebas deben ser realizadas con casos reales.

2. Retrasos en entregas

Además de una planeación inexacta, tienen como resultado retrasos en las fechas de entrega de cada fase, el término de la implementación se posterga y por supuesto, los costos aumentan. Esto provocado por la falta de un equipo interdisciplinario con la experiencia necesaria para entender las necesidades de tu industria.

Solución:

• Contar con un plan definido de tiempos y actividades.
• Como cliente debes tener visibilidad de los avances y ser responsable de darles seguimiento.
• Asegurarte de ser respaldado por un equipo con experiencia en tu ramo y consultores con capacitación en la herramienta.

3. Mal uso de los módulos SAP Business One por falta de conocimiento

La mayoría de los módulos SAP cumplen del 60 al 90% de los requisitos de un negocio.

Sin embargo, la falta de conocimiento profundo en los módulos puede convertirse en “proyectos personalizados” para tratar de mejorar las fallas realizadas, generando costos ocultos. 

Solución:

• Contar con un equipo de implementación de SAP Business One que realmente cuente con la experiencia necesaria en la herramienta y tu industria.

4. Falta de expertos por parte de tu negocio

Solución:

• Designar una representante de cada área de tu empresa para comunicar a los consultores los procesos, necesidades y objetivos que se quieren lograr.

5. Falta de confianza en el plan elaborado

Solución:

• Los involucrados de las áreas y los encargados de tomar las decisiones deben aprobar los requerimientos y la documentación como: flujos de trabajo, documentación de procesos, el diseño y la arquitectura de la solución, antes de llevarlos a cabo.

6. Retraso en la toma de decisiones

Solución:

• Asegúrate de nombrar líderes que no creen cuellos de botella.
• Sólo los asuntos críticos deben ser escalados hasta la cabeza del mando.
• Una buena comunicación y seguimiento constante para descubrir contratiempos.

7. Implementación remota

Puede ser atractiva la idea de ahorrar costos con recursos más baratos provenientes de otros países como India, Filipinas o Europa.

Sin embargo, esto puede tiene riesgos como recursos poco calificados, discrepancias entre los avances reportados y los reales, falta de experiencia y complicaciones en la comunicación.

Solución:

• Implementar con una empresa cercana de la que puedas comprobar directamente su experiencia con otras empresas de tu industria.

8. Estimaciones incorrectas de tiempos

Varios proyectos fracasan o se prolongan debido a los costos ocultos como resultado de estimaciones de tiempo y esfuerzos inexactos. 

Las reestimaciones deben realizarse en la fase de realización temprana si se da cuenta de que los objetivos están tomando más tiempo de lo esperado.

Solución:

• Verifica que la planeación indique esfuerzos y tiempo estimados.
• Las mejoras complejas deben realizarse por separado para lograr desglosar e identificar claramente los tiempos. 

9. Mala elección de tu empresa implementadora

Solución:

• Verifica que la consultora tiene una cartera de clientes satisfechos comprobable.
• Investiga si tienen casos de éxito que hayan compartido

10. Mala comunicación y falta de seguimiento

Esto ayudará a evitar problemas que eleven los costos y aumenten el tiempo para concluir el trabajo. 

Solución:

• Verifica que el Project Manager esté trabajando con un plan de proyecto estructurado y desglosado claramente.
• Realiza juntas periódicas para conocer el estado del proyecto donde todas las partes involucradas estén presentes.
• No apruebes ningún documento incompleto y sin tu autorización nada debe ser hecho.