Control de caja chica con SAP Business One

La caja chica es un elemento de vital importancia cuando hablamos de la administración de una organización. Este método contable y administrativo permite tener a la mano una cantidad determinada de dinero en efectivo para realizar compras necesarias para la operación diaria de la empresa.

Establecer políticas claras para controlar y registrar debidamente estos gastos pueden ser de gran utilidad para tener mejor conocimiento de la operación y los costos que se derivan de ella.

Además, nos puede ayudar a identificar si el monto destinado es insuficiente, así como inconsistencias y errores en la justificación de dichos gastos.

A continuación, te compartimos tres recomendaciones para un manejo óptimo de caja la caja chica:

1. Asignar un responsable. Tener a una persona que se encargue de llevar a cabo las tareas de registro y control de caja chica es indispensable para controlar los gastos por empleado, recolectar los documentos que justifiquen el gasto y tener conocimiento de los gastos totales efectuados por colaborador, día y mes.
2. Solicitar recibos por cada gasto efectuado. Es necesario registrar todas las cantidades egresadas de la caja chica, el nombre de la persona que lo requiere y la fecha, sin importar lo pequeño que sea el monto.
3. El registro debe ser diario. Llevar un registro diario de las salidas de caja chica evita o disminuye la posibilidad de cometer errores. Cabe añadir que el registro debe incluir el monto inicial otorgado y el monto total gastado. El registro debe incluir facturas, recibos, tickets o notas que justifiquen adecuadamente, con concepto y cantidad pagada, cada uno de los gastos.

Utilidad de un ERP para control de caja chica

Aunque este proceso es sencillo, cuando se trata de organizaciones muy grandes o con políticas indefinidas las empresas se enfrentan con problemas al momento de controlar la caja chica.

Por eso, hoy la tecnología es una aliada perfecta para llevar el control y manejo de gastos de caja chica al siguiente nivel. Hacer uso de sistemas ERP como SAP Business One permite establecer y controlar los gastos, facilitar el registro, la comprobación, la autorización y reposición de los fondos utilizados.

De hecho, en SAP Business One existen tres escenarios para poder manejar y contabilizar los gastos de caja chica y a continuación te los mostramos.

Recuerda: es importante que previamente se haya creado un socio de negocios de tipo empleado, además de haber registrado en el sistema los diferentes tipos de gastos que se manejan en la organización.

1. La factura es igual a pago

Si se requiere dar anticipo al empleado, se tiene que realizar un pago a cuenta a través del documento pagos efectuados, asegurándose de que el medio de pago sea fondos en efectivo con la cuenta contable correspondiente a caja chica, para posteriormente crear una factura de proveedores de clase servicio, seleccionado el tipo gasto.

Finalmente, en pagos efectuados nos aparecerán los movimientos realizados; al seleccionar ambos documentos el anticipo quedará cubierto.

2. La factura es mayor al pago

Si el pago a cuenta del empleado es menor que el monto de la factura, se tendrá que registrar un pago por la diferencia, entre el pago a cuenta y el monto total de la factura, seleccionando la opción importe total vencido en pagos efectuados para pagar la diferencia.

3. La factura es menor al pago

Si el pago a cuenta del empleado es mayor que el monto de la factura se tendrá que registrar la reconciliación manual en el módulo Socios de Negocios. Después de realizar el pago a cuenta y la factura, se debe contabilizar un pago recibido por la diferencia. Y finalmente realizar el documento de reconciliación interna, seleccionando el pago efectuado, la factura y el pago recibido.

Tener un buen manejo y control de la caja chica es de suma importancia, pues esto repercute también en el buen manejo general de la contabilidad de la empresa.

SAP Business One te ayuda a realizar una administración eficiente mediante el manejo y control de estos gastos cotidianos realizados, manteniendo un registro junto con sus justificaciones, con lo cual evitas errores y malas prácticas.