Mejores prácticas para home office empresarial

En la actualidad, en un ambiente con cambios económicos, sociales y medioambientales constantes, no cabe duda de que una empresa siempre debe estar preparada para reaccionar de forma rápida ante cualquier contingencia que se presente, ya sea interna o en el ambiente económico en el que se desarrolle.

Por ello, en un intento de adaptarse a las nuevas tendencias que han aparecido en los últimos tiempos o como forma de prepararse para un evento inesperado, muchas empresas están apostando por el trabajo a distancia o home office como nueva forma de operar, misma que podría significar un reto para muchas empresas. A continuación, te presentamos una lista con los 5 puntos más importantes que podrían ayudarte a implementar el trabajo remoto en tu empresa:

1.- Traza un plan de acción

Tener un plan al cual poder apegarse es fundamental, ya que te va a ayudar a aplicar el trabajo a distancia de forma ordenada y tomando en cuenta todos los aspectos necesarios para que tus colaboradores sigan operando de la manera habitual.

2.- Apóyate de la tecnología

Busca nuevas formas de mantenerte en contacto con tus colaboradores: teléfonos celulares, aplicaciones de mensajería, programas de videoconferencias o videollamadas empresariales, e incluso un ERP que te permita tener movilidad y te brinde acceso a la información en tiempo real, pueden ser de gran ayuda.

3.- Notifica a tus colaboradores

Notificar a tus colaboradores sobre cómo se aplica el trabajo a distancia en la organización es fundamental. También es de suma importancia que los miembros de tu equipo estén enterados con tiempo y conozcan la fecha determinada en que iniciarán con esta modalidad de trabajo para que se preparen y tomen sus previsiones.

Además, avisar con tiempo a tus colaboradores puede ser de ayuda para concientizarlos sobre la importancia del home office y que no se tome como un tiempo de descanso sino de una forma más cómoda de realizar sus actividades.

4.- Haz pruebas

Antes de iniciar con el home office realiza pruebas para asegurarte de que todas las aplicaciones que hayas decidido utilizar funcionan de forma adecuada y que no va a haber interrupciones durante la operación diaria de la empresa.

5.- Monitorea los resultados

Es necesario que una vez que hayas aplicado esta nueva forma de trabajo, para monitorear constantemente los resultados que se están obteniendo, así podrás identificar fácilmente si algo no está funcionando adecuadamente e implementar los cambios que sean necesarios para corregir la operación.

Apostar por la aplicación de los puntos arriba mencionados, te ayudará a poner en marcha de forma efectiva el trabajo remoto en tu organización, sobre todo en momentos de contingencia en donde se deba aplicar esta forma de trabajo como única opción para continuar con la operación de tu organización.

Ejemplo de trabajo a distancia o Home office en una empresa que usa SAP Business One en sus operaciones:

“En la empresa ya tenemos experiencia en el home office; nuestros colaboradores aplican esta forma de trabajar en algunas ocasiones y ya saben cual es el protocolo. En este caso específico, cuando la propagación del virus comenzó a hacerse mundial, empezamos a tomar medidas meses antes de que existieran contagios registrados en México.

Nos basamos en un escenario en donde el trabajo a distancia era la única opción para seguir con la operación habitual de la empresa sin poner a nuestros clientes y colaboradores en riesgo de contagio.

Empezamos haciendo conciencia en todos los miembros del equipo, para lo cual organizamos una reunión en donde explicamos que, en caso de que hubiera contagios en el país, pasaríamos a un modo de trabajo a distancia y que era necesario que todos verificaran que contaban con las herramientas necesarias para seguir con sus labores, de no ser así deberían notificar al departamento de administración y recursos humanos para buscar una solución.

Posteriormente, cuando se hicieron presentes los primeros contagios en México, verificamos que todos tuvieran configuradas sus extensiones remotas para poder enlazarlas con las extensiones el de sus teléfonos físicos y que tuvieran acceso a SAP Business One para registrar sus actividades como normalmente lo hacen, para entonces, iniciar con las pruebas de funcionamiento. Una vez realizadas las pruebas iniciamos con el trabajo vía remota, incluso unas semanas antes de que se hiciera una petición oficial por parte del gobierno.

Algo que nos ayudó mucho a reaccionar tan organizadamente fue que la mayor parte de nuestro equipo ya tenía experiencia en cómo trabajamos vía remota en la empresa, tener un plan de contingencias y apegarnos a él, las pruebas también fueron fundamentales para asegurarnos de que todo iba a funcionar adecuadamente.”

Si estás buscando adoptar esta forma de trabajo a distancia y cuentas con SAP Business One, en Avantis te orientamos sobre las formas de adaptar tu ERP para el home office para que lo sigas aprovechando al máximo.