Ezequiel Farca: un caso de éxito de SAP Business One con Avantis

Al no tener una herramienta que ofreciera control de la producción, Ezequiel Farca, firma dedicada a la búsqueda continua de soluciones innovadoras y personalizadas en diseño de espacios y mobiliario, indagó sobre una solución tecnológica que resolviera sus inconvenientes.

En la empresa desconocían los tiempos de entrega, los tiempos de producción, la capacidad de respuesta, entre otros. “Era frustrante y entre los usuarios se generaban incontables equivocaciones. Hoy, gracias a SAP Business One, se puede dar seguimiento a la entrega entre departamentos”, cuenta Abraham Farca, Director de Operaciones de Ezequiel Farca.

La empresa

La firma Ezequiel Farca se fundó hace 15 años. La estableció el mismo Ezequiel Farca, un diseñador industrial que inició el negocio en el patio de la casa de sus padres. El quehacer de Farca era realizar diseños de muebles. Poco a poco estableció contacto con despachos de arquitectura y diseño; desarrolló proyectos cada vez más difíciles, que le exigieron ser más competitivo.

Farca abrió entonces una oficina-show room donde atendía a clientes muy selectos que solicitaban muebles y accesorios. Conforme daba solución a estas necesidades y al buen desempeño de su trabajo, la firma Ezequiel Farca fue creciendo.

Hace nueve años abrieron una tienda en Polanco. Y otra vez el éxito de la marca obligó a los dueños a expandir la tienda y tener más metros cuadrados para exhibición. Hoy, la firma posee tres diferentes locales en México: la tienda, una fábrica-almacén y una oficina de proyectos. Además, también posee una oficina en Los Ángeles. 

¿Qué desafíos presentaba la empresa?

Cuando arrancó el negocio, la firma Ezequiel Farca no tenía ninguna herramienta administrativa para controlar los ingresos. La administración y el control eran muy caseros. “El crecimiento y la demanda, prácticamente incontrolable a partir del 2003, generó que la información que manejábamos se empezara a desbordar. Se generaron muchos errores. Sabíamos que esta no era la mejor manera de llevar el control del negocio”, contó Abraham Farca. Hermano del fundador y director de operaciones de la empresa,

La empresa necesitaba tener bajo control la operación y que fuera a través de una herramienta tecnológica. Para ello, se estableció un proceso de selección y se identificó qué información debía estar en orden, qué requería prospectar, y cómo tener control en el área de ventas (incluido el punto de ventas). Asimismo, también se consideró la necesidad de ligar la parte contable con la prospectación, sin dejar de incorporar al departamento de producción.

¿Cómo eligieron SAP Business One?

Abraham Farca inició sus pesquisas. Halló diferentes empresas que resolvían independientemente todas sus necesidades, pero ninguna que satisfaciera todos sus requerimientos.

SAP cumplía con todas las características examinadas y en todas las áreas. Abraham Farca sabía por su anterior trabajo –donde vivió la implementación de SAP R/3–, que era una buena solución, aunque pensó que era muy sobrada en tamaño y en costo para lo que requería la firma de diseño.

“Investigué un poco más, conocí entonces SAP Business One y decidimos que valía la pena hacer la inversión en una solución más pequeña y para empresas de nuestro tamaño. La firma demoró aproximadamente un mes en determinar. Nos urgía mucho y le metimos velocidad a la selección”, recordó Abraham Farca.

¿Cómo se realizó la implementación de SAP Business One?

La firma Ezequiel Farca adquirió SAP Business One, pero no todo fue rápido y sencillo. El directivo sabía que habría resistencia al cambio. En enero de 2006 iniciaron la implementación de SAP Business One, aunque desde cuatro meses antes fueron preparando el terreno.

Abraham Farca recuerda que fue lento el proceso de utilización de SAP Business One. El primer departamento en trabajar con el sistema fue Producción, y ocho meses después Administración. A
principios de este año se incorporó Ventas a SAP Business One.

¿Por qué tanta resistencia? Abraham Farca la explica por falta de interés de los empleados. “El sistema es muy amigable, no se requieren conocimientos especiales. Además, el business partner, Avantis, nos apoyó todo el tiempo”, explicó.

De hecho, la firma Ezequiel Farca mantuvo en paralelo la operación tanto de SAP Business One como del esquema anterior de trabajo. Fueron largos ocho meses. “Conforme íbamos conociendo Business One, ajustábamos”, dice el Director de Operaciones. No obstante, el proceso logró concluirse exitosamente. 

¿Cuáles fueron los resultados?

Los primeros beneficios se reportaron en el control de: inventarios, ubicación de componentes de los muebles que fabrican y saldos existentes con proveedores. “Hoy sabemos dónde está cada
pieza y cuánto se le debe al proveedor. Además, tenemos control completo en producción”, resume Abraham Farca.

Abraham Farca determinó que a la llegada del ERP debían completarse dos prioridades:

1. Tener el control administrativo
2. Tener el control de producción

A año y medio de utilizar SAP Business One, la firma Ezequiel Farca lo logró. “En el momento en que la necesito puedo consultar información: financiera, de producción o de ventas”, dice complacido Abraham Farca.

Según datos proporcionados por el ejecutivo los procesos se agilizaron en la firma. Por ejemplo, han percibido un 60% de mayor rapidez entre el cruce de información. Además, gracias a que destinaron un servidor dedicado a la base de datos y a SAP Business One, es que Ezequiel Farca ha podido crecer ordenadamente y a la velocidad que demanda el mercado.

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