Control de caja chica y viáticos con SAP Business One

El control de gatos representa uno de los principales retos para las empresas ya que un mal manejo de ellos puede poner en problemas la estabilidad financiera de la institución. Es por eso que, una correcta administración de los gastos es crucial para el crecimiento de tu empresa.

¿Cuáles son los gastos en una empresa?

Dependiendo del giro y tamaño de la empresa el control de gastos puede incluir:

• Gastos administrativos.
• Gastos de ventas.
• Gastos financieros.
• Gastos de producción.
• Gastos de distribución.
• Una combinación de éstos.

¿Cómo gestionar los gastos de forma correcta?

Para poder gestionar de forma sencilla y ordenada los diversos tipos de gastos de tu empresa es recomendable clasificarlos por área. Hacer esta separación te permitirá visualizar los gastos por departamento y así poder hacer un análisis de los mismos que te ayude a identificar la necesidad de realizar algún cambio en la asignación de presupuesto o incluso eliminar algunos de ellos sin afectar e presupuesto del área.

El control de caja chica y viáticos

Dentro de la operación de la empresa existen gastos especialmente complejos de administrar, como lo son caja chica o caja menor y viáticos. La complejidad de los mismos radica en el nivel de control que requerimos para su adecuado manejo, el cual depende de mantener en estricto orden la salida de los recursos asignados.

Esta tarea no es sencilla ya que exige llevar un registro meticuloso. Sin embargo, si esta actividad se lleva a cabo de forma adecuada nos puede ayudar a mejorar el rendimiento financiero de la empresa.

Beneficios de contar con un control de caja chica

Entre los beneficios de contar con un adecuado control de los gastos de tu organización están:

• Prever desfalcos.
• Evitar pequeñas fugas de dinero y gastos innecesarios.
• Controlar las pérdidas y ganancias y así detectar problemas de forma oportuna.
• Planear inversiones en beneficio de la empresa.
• Contemplar la optimización de eliminado de ciertos gastos.
• Evaluar y justificar cambios en el presupuesto y analizar los posibles resultados.

Recomendaciones para el control de gastos en tu empresa

• Registra todos los egresos con detalle de concepto, monto y responsable. De esta forma tendrás un mejor control de quien, en qué y cuánto se gastó en caso de que se necesite realizar alguna consulta o aclaración. También es recomendable registrar las fechas en que se realizó el gasto con la finalidad de llevar un mejor control.
• Solicitar siempre los comprobantes que justifiquen el monto gastado en caso de que posteriormente se tuviera que hacer un ajuste. Además contar con los comprobantes te va a permitir realizar las deducciones fiscales ante el Sistema de Administración Tributaria.
• Elaborar comprobantes de salida por cada monto entregado sin importar si la cantidad es grande o pequeña.

SAP Business One para la administración de gastos y caja chica

Actualmente existen diversas formas de administrar la caja chica, que van desde papel y pluma hasta software diseñado especialmente para ayudar con la administración de datos como SAP Business One, una herramienta que te ayude a documentar los gastos generados durante la operación diaria y visualizar toda tu información en un solo sistema.

Funciones de SAP Business One para el control de gastos

• Hacer una división entre los gastos operativos y los movimientos de caja chica, esta separación se verá reflejada tanto en la operación como en la contabilidad.
• Clasificar los gastos por proyecto o por operación y especificar el área que los está generando.
• Con la diversidad de reportes personalizados o nativos del sistema podrás visualizar los montos asignados y si es necesario realizar algún reembolso o si existe saldo a favor de un empleado.
• Asociar gastos con presupuestos por departamento.
• Asociar los registros de gastos con la contabilidad electrónica para facilitar realizar deducciones.

Con SAP Business One podrás manejar toda la información relacionada con tu control de gastos y caja chica en una sola plataforma, además de que cuenta con una interfaz amigable con el usuario y que se puede adaptar a las necesidades de tu organización.