5 retos en la implementación de un ERP por primera vez

Aunque los problemas de implementación de un ERP varían de acuerdo con una serie de factores, los principales desafíos que se enfrentan son los mismos en diferentes tipos/giros y tamaños de empresas.

Conoce los 5 retos a los que te enfrentas ante una implementación realizada por primera vez:

1. La selección del sistema ERP

Debes ser cuidadoso en la elección del sistema ERP que mejor se adecúa a tus necesidades. Si se realizas una elección sin el debido trabajo de investigación y análisis, podría ser una decisión poco adecuada.

Las primeras preguntas a la que te enfrentas es qué tipo, tamaño y alcance del sistema realmente requieres y cómo elegir la mejor solución entre las opciones disponibles. No existe una respuesta definitiva sobre cómo elegir el mejor, pues el contexto de cada empresa varia infinitamente y por lo tanto las preguntas que resuelven sus necesidades.

Otros factores a considerar pueden ser el precio y las funcionalidades de cada ERP. A menudo, hay muchas características y funciones de cada software que debes considerar en términos de tus prioridades y utilidad para tu empresa.

La implementación de un ERP predefine la estrategia de una compañía durante los siguientes años, por ello, la selección del sistema debe considerarse tan serio como sea posible.

2. Problemas técnicos

Cuando se realiza una implementación de ERP es muy probable que los servidores y las estaciones de trabajo necesiten ser revisados para integrar el nuevo sistema; y es posible que se deban ordenar, comprar y reemplazar por nuevos y más modernos. 

La red interna también debe analizarse y modernizarse si es necesario, la velocidad y el ancho de banda del acceso a Internet del que dispones deben tener en cuenta posibles problemas técnicos con los dispositivos móviles que utilices.

Si estos aspectos se subestiman, pueden impactar en los resultados del proyecto. Pueden retrasar la puesta en marcha y funcionamiento o generar que las primeras semanas o meses se tenga un lento rendimiento y por lo tanto, afecte tu negocio.  

3. Problemas en la calidad de datos

Este problema es característico de la implementación ERP por primera vez al transferir tus datos al nuevo sistema desde hojas de cálculo Excel, registros manuales o viejas aplicaciones dispares. 

Básicamente, el problema es que los datos antiguos que has usado y almacenado durante años pueden, por muchos motivos, parecer inexactos o incluso incorrectos en tu nuevo sistema de gestión empresarial. Es importante entonces, que en la fase de planificación del proyecto se asignen tiempos y recursos para este tipo de correcciones.

Ten cuidado al verificar que tus datos se reflejen correctamente durante la implementación. Asegúrate que los consultores realicen pruebas piloto de los nuevos resultados en el sistema utilizando datos heredados antes de convertir o transferir todos tus datos al nuevo sistema.

4. Cambios en tu filosofía empresarial

La implementación ERP trae cambios significativos al modelo de negocio convencional de tu compañía y las prácticas diarias que has estado usando durante años o incluso décadas. Algunos cambios pueden ser:

• El nivel de responsabilidad de algunos empleados aumenta drásticamente, ya que con el nuevo sistema es complicado corregir datos erróneos o errores tipográficos.
• Tus modelos comerciales y procesos pueden requerir cambios masivos debido a la optimización de tiempos y las nuevas oportunidades que esto genera.

Estos cambios son un desafío, pero al mismo tiempo es una gran oportunidad para actualizar el negocio y aportar nuevas ideas, así como establecer una nueva estrategia para el futuro de tu organización.

5. Cambios en la mentalidad

El cambio es difícil de aceptar sin ver las ventajas visibles, y si no tomas medidas para ayudar a tus empleados a ver estas ventajas antes de que comience la implementación, es probable que te arrepientas más tarde. 

Considera seguir estos pasos para una implementación exitosa y mantener a los empleados informados y comprometidos antes, durante y después de un gran proyecto de implementación de software:

• Informa a todos los empleados sobre las noticias del proyecto a medida que avanza.
• Establece canales confiables de retroalimentación para empleados.
• Estimula a los empleados a generar nuevas ideas y brindar sugerencias.
• Organiza sesiones de entrenamiento interesantes.
• Celebra los mejores logros de los usuarios en el entrenamiento y con el nuevo sistema de software.

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