¿Cómo saber si mi empresa necesita SAP Business One?

Hay aspectos sobre tu empresa que dan indicios sobre el nivel de urgencia de un sistema ERP como SAP Business One para optimizar sus procesos. Si tu empresa está en un crecimiento exponencial; si continúas utilizando hojas de cálculo en Excel; si no obtienes información real al instante o si la relación con clientes y proveedores podría mejorar; entonces, es momento de considerar una implementación.

Conoce los aspectos relacionados con las áreas de tu empresa que te señalan los focos rojos para considerar una transformación digital para tu compañía.

1. Aspectos relacionados con tu empresa 

• Tamaño

El tamaño de tu empresa está basado en la facturación que generas. Entre más grande una empresa, mayor control necesitas y mayor nivel de exactitud e inmediatez será requerida.  

• Crecimiento y control

Es importante que identifiques qué tan adecuado es el nivel de control de tus procesos y de las áreas con respecto al crecimiento de tu empresa. Muchas empresas se ven sobrepasadas por su crecimiento ya que los flujos de trabajo o las áreas crecen. 

Muchas empresas entran en crisis, pero no por falta de crecimiento, sino porque crecen desmedidamente y con falta de control en sus procesos y áreas.

• Tipo de operación

Muchas empresas desconocen que existen mejores prácticas para llevar una adecuada operación empresarial. Trabajar sin ellas puede no detener tu operación, pero, no estarás aprovechando al máximo tus recursos humanos y materiales. 

Sin duda alguna, trabajar bajo la guía de las mejores prácticas globales favorece el rendimiento y la rentabilidad de tu empresa.

2. Aspectos relacionados con tu administración

• Registros y administración

Mantener una relación entre las áreas como finanzas, compras, ventas, producción, etc. es crucial para conocer el estado real de tu compañía. Administrar tu compañía con hojas de cálculo de Excel o con sistemas individuales para cada área, hace complicada la unificación y actualización de información para su análisis.

• Tipo de software

Si el software que utilizas para administrar tu negocio no está al día sobre los cambios del entorno y las regulaciones del gobierno, entonces tu negocio peligra. Esta falta de actualización puede provocar incumplimientos o retrasos con organizaciones gubernamentales a las cuales debes mantener informadas.  

• Tipo de toma de decisiones

La toma de decisiones es crucial para el funcionamiento de tu negocio y deberías hacerlo basado en información actual y real de cada área. Si para saber el estado de tu negocio tienes que esperar al corte mensual, probablemente no resolverás una crisis que se presente a mitad de mes con la información más vigente.

3. Aspectos relacionados con tus procesos

• Tu sistema

Si los procesos en tu empresa no son registrados con anticipación y cumplidos al pie de la letra por tu sistema actual, entonces estás comprometiendo el cumplimiento de las entregas a tus clientes. Un sistema ideal para ti no debe entorpecer tus procesos, por el contrario, debe ayudarte a optimizar tiempos y recursos.

• Errores

Identifica la cantidad de errores y si pudieron ser previsibles, manejables y cuánto dinero te están costando. Si bien es cierto que, siempre existirán, la meta es tratar de evitarlos al máximo y tu sistema de administración empresarial debe ayudarte a ello.

• Calidad de la información

La información de tus áreas debe coincidir siempre, no hay más. Ventas con contabilidad; contabilidad con inventario; compras con finanzas, etc. Debes tener una sola versión de la información, si cada área tiene la propia, tendrás discrepancias que pueden generar un análisis incorrecto.

4. Aspectos relacionados con el área de finanzas

• Información financiera y tiempos de obtención

Para tu empresa resulta vital conocer mediante los estados de resultados financieros, la situación actual de tu empresa, si no confías en la información proporcionada por ellos o estos no reflejan la verdadera situación en la que se encuentra, entonces, esto es un foco rojo.

Si, además, recibes la información con retrasos o en periodos determinados, esto también limita tus capacidades de reacción ante situaciones críticas. El rumbo de tu empresa no puede esperar a que la información esté preparada.

5. Aspectos relacionados con ventas y cuentas por cobrar

• Ventas y productos/servicios

Debes ser capaz de calcular el margen de tus productos/servicios además del costo exacto de las ventas que realizas diariamente, si necesitas esperar a realizar la venta para calcular este costo o si lo desconoces, es momento de pensar en implementar un sistema ERP.

• Deudas y deudores

Conocer con facilidad los clientes deudores y la cantidad exacta que te deben debe ser fácil para detectar rápidamente las acciones y negociaciones que se deben realizar antes de que sea demasiado tarde. Si este paso te lleva demasiado tiempo, no es una buena señal.

• Oportunidades de venta

Con un sistema como SAP Business One puedes conocer con facilidad qué oportunidades de venta se están llevando a tu negocio y las acciones que están haciendo o dejando de hacer, así como el reflejo de la labor de venta. Si actualmente no dispones con rapidez de esta información es otro indicador importante.

6. Aspectos relacionados con las compras y cuentas por pagar

• Planificar

La planificación de la producción para fabricar tu producto o las compras para prestar tus servicios con base en la oferta y la demanda debe ser exacta. Esto te permite organizar los procesos anticipadamente y cubrir los requerimientos de tus clientes en tiempo y forma. Considera si actualmente eres capaz de planificar con exactitud tus compras o fabricación.

• Proveedores

Tal vez, la relación con tus proveedores no sea la mejor debido a la falta de control sobre los materiales o los servicios solicitados. Cuando esta relación no es la mejor, afecta directamente a tus clientes, un sistema que te ayude a llevar un mejor control puede ser la solución.

• Deudas

Para llevar una mejor relación con tus proveedores, conocer exactamente la deuda que tienes con ellos, las fechas de pago, los periodos, etc. es importante contar con un sistema ERP; además, te permite conocer la información de forma instantánea, para que el control sea exacto.

7. Aspectos relacionados con la atención a clientes

• Calidad

Recibir muchas quejas o devoluciones de tus clientes es un foco rojo al cual prestarle atención. Esto puede mejorar significativamente con la implementación de un ERP que te ayude a dar seguimiento a sus peticiones.

• Tiempos de entrega

Evalúa si tus clientes están satisfechos con el tiempo que demora la entrega de sus pedidos y si es posible mejorarlos. De ser así es probable que necesites algún sistema que te ayude a coordinarlos. 

• Relación con los clientes

¿Cómo es la relación con ellos? Si te gustaría tener una mejor relación con ellos, lograr que sean leales a tu empresa, evitar que compren y se vayan, entonces SAP Business One puede ayudarte. La relación con tus clientes puede decirte mucho sobre tus procesos y la manera en la que administras tu negocio para venderles. 

Considera tu actual rendimiento de los aspectos que te hemos mencionado; si en alguno de ellos has identificado alguna deficiencia, es momento de implementar un sistema que impulse el control sobre tu planificación, procesos y servicio al cliente.

La implementación de SAP Business One con Avantis será adecuada a los procesos específicos de tu empresa y nos aseguramos de capacitarte para que utilices al 100% la herramienta. Conoce más sobre nuestra metodología y nuestros servicios.