¿Por qué deberías guardar el archivo XML de tus facturas electrónicas?

¿Sabías que todos los contribuyentes deberían guardar los archivos XML de sus facturas electrónicas durante al menos 5 años? Existe una ley que lo establece.

Cabe mencionar que no es lo mismo imprimirlo que guardarlo. La impresión es una representación, pero no tiene verdadera validez. Entonces, ¿cómo resguardarlos?

En Avantis, Gold Partner para la implementación de SAP Business One en México, te compartimos los pasos para resguardar los CFDIs:

1. Descarga los XML de los proveedores

Es importante que descargues todos los XLM’s emitidos por tus proveedores. Igualmente, debes asegurarte que los archivos que hayas recibido correspondan al RFC del receptor que necesitas pues, de otra forma, el CFDI sería incorrecto.

2. Descarga los XML’s de las facturas electrónicas que emitiste

Es de suma importancia guardar cualquier factura electrónica emitida, de manera adecuada e independientemente de que sea un proceso llevado a cabo por tu sistema ERP o manualmente.

3. Valida la vigencia

Cuando tu departamento de contabilidad esté registrando los CFDI’s debe asegurarse de que la fecha sea vigente y, por lo menos una vez al mes, asegurarse de que ninguna de las facturas haya sido cancelada por los proveedores, ya que suele darse el caso con frecuencia.

Ahora bien, puede que estés confiado de que con entrar al SAT para visualizar y descargar tus archivos XML es suficiente. Sin embargo, parece poco razonable dedicar tanto tiempo al resguardo de tus archivos.

Existen ciertos ERP para PyMEs que integran una tarea que permite llevar a cabo la contabilidad electrónica de forma eficiente, realizando funciones como:

1. Descarga de los XML emitidos y recibidos.
2. Validación de la vigencia.
3. Extracción de datos y su exportación hacia Excel.
4. Administración de los archivos.
5. Consulta fácil y rápida de los documentos deseados.

SAP Business One es uno de esos programas. Descubre los beneficios que puedes obtener de implementar este ERP en tu empresa y dejar de usar hojas de cálculo para administrarla.