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10 riesgos de una implementación de SAP Business One

Oct 3, 2017 8:33:00 AM / por Avantis

riesgos-implementacion-sap-business-one.pngLa mayoría de las complicaciones no se deben a SAP Business One como solución, sino al proceso de ejecución del proyecto y a la falta de experiencia de la empresa consultora.

Conoce cuáles son los principales riesgos de una implementación de SAP Business One:

1. El sistema SAP Business One no funciona correctamente

Durante las pruebas de aceptación de usuario (UAT) o después de la implementación de SAP Business One, se producen resultados inexactos para algunos procesos de tu negocio. Puede suceder también, que experimentes la incapacidad de ejecutar procesos de principio a fin.

Esto sucede cuando tu empresa implementadora no ha logrado entender los detalles de tus procesos, generando un diseño pobre de tus procesos y realizando pruebas en escenarios poco ideales.

La mayoría de los proyectos tienen casos de prueba que sólo prueban los escenarios empresariales más comunes, lo que conduce al mal funcionamiento del sistema cuando hay variaciones en los insumos del proceso empresarial.

Solución:

  • Asegúrate que tu consultora entienda a detalle los procesos de tu empresa e incluso, apóyalos con ejemplos.
  • El equipo implementador debe contar con flujos que documenten tus procesos, aprobados por ti para asegurar el entendimiento.
  • Las pruebas deben ser realizadas con casos reales.

2. Retrasos en entregas 

Se alarga la fecha de liberación cuando el equipo implementador no es multidisciplinario y no cuenta con la experiencia necesaria para comprender tu industria. Además de una planeación inexacta, tienen como resultado retrasos en las fechas de entrega de cada fase, el término de la implementación se posterga y por supuesto, los costos aumentan.

Solución:

  • Contar con un plan definido de tiempos y actividades.
  • Como cliente debes tener visibilidad de los avances y ser responsable de darles seguimiento.
  • Asegurarte de ser respaldado por un equipo con experiencia en tu ramo y consultores con capacitación en la herramienta.
3. Mal uso de los módulos SAP Business One por falta de conocimiento

La mayoría de los módulos SAP y las soluciones de la industria han demostrado cumplir con el 60-90% de los requisitos de negocio dentro de una industria específica. 

Sin embargo, la falta de conocimiento profundo en los módulos implementados puede convertirse en “proyectos personalizados” para tratar de mejorar las fallas realizadas, generando costos ocultos. 

Solución:

 

4. Falta de expertos por parte de tu negocio

Lograr una implementación exitosa no solo depende del equipo de consultores, también depende del equipo de expertos que asignes por tu parte. Es crucial contar con expertos en la materia de cada una de las áreas que se verán beneficiadas con SAP Business One.

Solución:

  • Designar una representante de cada área de tu empresa para comunicar a los consultores los procesos, necesidades y objetivos que se quieren lograr.

5. Falta de confianza en el plan elaborado

Es importante que los expertos en materia de tu empresa, los líderes de áreas y el equipo de ejecutivos encabezando la toma de decisiones, estén de acuerdo con el plan, la delimitación de los alcances de la implementación de SAP Business One, los futuros requerimientos del negocio y los nuevos procesos.

Solución:

  • Los involucrados de las áreas y los encargados de tomar las decisiones deben aprobar los requerimientos y la documentación como: flujos de trabajo, documentación de procesos, el diseño y la arquitectura de la solución, antes de llevarlos a cabo.

6. Retraso en la toma de decisiones

Muchas decisiones sobre un proyecto de SAP necesitan tomarse rápidamente y los problemas deben ser resueltos de manera casi inmediata. Esto ayudará a que las tareas y los entregables se completen de manera oportuna sin afectar las actividades dependientes. 

Debes tener cientos de actividades que completar en un día, pero, crear largos procesos burocráticos y políticos para poder aprobar o denegar algo es una de las razones que pone en riesgo la implementación.

Solución:

  • Asegúrate de nombrar líderes capaces de resolver sin crear cuellos de botella en el proyecto, que sepan trabajar en equipo.
  • Solo los asuntos críticos deben ser escalados hasta la cabeza del mando.
  • Una buena comunicación es clave y el seguimiento constante con la consultora para descubrir contratiempos.

7. Realizar la implementación de SAP Business One de forma remota

Puede ser atractiva la idea de ahorrar costos con recursos más baratos provenientes de otros países como India, Filipinas o Europa. Sin embargo, esto puede traer riesgos como recursos poco calificados, discrepancias entre los avances reportados y los reales, falta de experiencia y complicaciones en la comunicación.

Solución:

  • Implementar con una empresa cercana de la que puedas comprobar directamente su experiencia con otras empresas de tu industria.

8. Estimaciones incorrectas de tiempos

Varios proyectos fracasan o se prolongan debido a los costos ocultos como resultado de estimaciones de tiempo y esfuerzos inexactos. Las estimaciones en los tiempos de implementación deben incluir el tiempo requerido de los consultores especializados en SAP, así como los recursos por parte de su empresa. Las reestimaciones deben realizarse en la fase de realización temprana si se da cuenta de que los objetivos están tomando más tiempo de lo esperado.

Solución:

  • Verifica que la planeación indique esfuerzos y tiempo estimados, tanto de los consultores como de tu equipo designado para colaborar.
  • El plan debe incluir la configuración del hardware, la administración de la red, la seguridad y los esfuerzos de administración de sistemas SAP, así como las capacitaciones y pruebas.
  • Las mejoras complejas deben realizarse por separado para lograr desglosar e identificar claramente los tiempos.
  • Establecer alcances de trabajo claros y detallados, sin ambigüedades.

9. Mala elección de tu empresa implementadora

Es muy importante evaluar, verificar y comprometer estratégicamente para elegir a la empresa que realice la implementación, para evitar adoptar recursos de mala calidad que carecen de conocimientos adecuados de SAP, demoras de proyectos, ejecución de proyectos pobres y más

Solución:

  • Verifica que la consultora tiene una cartera de clientes satisfechos comprobable.
  • Investiga si tienen casos de éxito que hayan compartido

10. Mala comunicación y falta de seguimiento

Los Project Managers deben desplegar, monitorear y hacer cumplir el uso apropiado de los recursos empleados para la implementación, asegurando las entregas en tiempo y forma.

El Project Manager debe servir como la fuente de la verdad para proyectar un estado exacto del proyecto en cualquier momento. Un mal reporte del estado del proyecto puede ocultar problemas que eleven los costos y aumenten el tiempo para concluir el trabajo. 

Solución:

  • Verifica que el Project Manager esté trabajando con un plan de proyecto estructurado y desglosado claramente.
  • Realiza juntas periódicas para conocer el estado del proyecto donde todas las partes involucradas estén presentes.
  • No apruebes ningún documento incompleto y sin tu autorización nada debe ser hecho. 

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Categorías: Implementación de SAP Business One


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