4 problemas al implementar SAP Business One

SAP Business One es un sistema ERP que sin duda ayudará a mejorar la administración y el rendimiento de tu empresa mediante la eficiencia y optimización de tus procesos. Sin embargo, existen algunos problemas que podrías enfrentar. Conócelos y descubre cómo puedes te sobreponer a ellos.

1. Complejidad del modelo de datos

Se ha optimizado el modelo de datos para eficientar los registros y transacciones pero, en la mayoría de los casos las tablas contienen la misma estructura en la información, por lo que, sin importar la versión del software con la que cuenta tu empresa, necesitarás profundo conocimiento técnico en las tablas de SAP para obtener respuesta a las preguntas sobre el estado de tu empresa.

Puedes necesitar varias tablas para resolver una duda y unirlas puede ser también parte del reto. Además, crear la lógica para ver las listas de materiales, los diferentes lotes, las fechas y envíos puede ser una tarea compleja si no cuentas con la capacitación necesaria.

2. Configuración

Uno de los retos al comenzar con la implementación de tu sistema ERP fue la configuración para incorporar las características de tus procesos y necesidades de tu empresa durante una implementación única e irrepetible.

Puede que al necesitar extraer información puntual para crear reportes y análisis aplicando la lógica de tu negocio configurada durante tu implementación de SAP Business One sea difícil y complicado.

De ahí que en la mayoría de los casos se haga a un lado la configuración inicial, ya sea que se reconstruya en el sistema externo de reportes, lo cual significa tiempo y dinero; o se utilice así, arriesgándote a tener discrepancias entre la información y tu sistema SAP.

3. Volumen de datos

Incluso si tu empresa es pequeña, cada día genera cientos o miles de transacciones; una empresa grande puede generar hasta cincuenta mil registros diarios relacionados con su actividad operativa.

La habilidad de exportar datos del servidor se ve forzada cuando existen numerosos registros dentro del sistema. Para mantener manejable la cantidad de datos, la información usualmente es agregada antes de ser cargada en un reporte o un sistema de Inteligencia de negocios (BI).

Esto puede no ayudar cuando se necesita información sobre detalles específicos como número de orden, materiales, entre otros.

4. Baja calidad en los datos

La calidad de los datos tiene dos componentes: datos maestros y datos transaccionales. La limpieza de datos maestros es una actividad común porque son datos razonablemente estáticos. Los datos transaccionales se mueven rápidamente, por lo tanto, localizar errores es difícil.

Mantener los datos maestros limpios es un gran desafío. Errores simples como tener materiales adquiridos externamente con un tiempo de entrega de cero días, realmente puede arruinar los resultados de tus cálculos.

Otros desafíos de SAP Business One en datos maestros se pueden encontrar en los diversos campos de clasificación para clientes, materiales y equipos, porque éstos suelen tener en cada empresa reglas comerciales específicas.

Los datos transaccionales de mala calidad a menudo se pasan por alto. Por lo general, éstos son pedidos antiguos que ya no son relevantes, pero que aún están activos en el sistema.

Estos datos transaccionales de mala calidad, pueden ser muy difícil de encontrar y su impacto individual en el rendimiento del negocio puede ser sutil, sin embargo, cuando se acumulan en miles, o decenas de miles de errores, el impacto puede ser significativo en las pérdidas de ingresos, adquisición innecesaria de material y resultados poco confiables.

¿Cómo resolver estos problemas?

Para lograr sobreponerte a estos problemas, debes asegurarte que tu empresa implementadora conozca y entienda a profundidad tus procesos antes de configurar el sistema. De esta manera, te asegurarás que no será necesaria una reconfiguración a menos que, el crecimiento de tu negocio lo requiera.

Además, es importante que tu partner comprometa a capacitarte constantemente en el sistema SAP. En primera instancia en la utilización y posteriormente en el entendimiento en las distintas versiones que se van liberando.

Como pudiste ver, la mayoría de los problemas asociados con este sistema ERP es el nivel de complejidad necesario para cubrir las necesidades de las empresas. Para utilizar el 100% de las funciones de SAP Business One es necesario contar con un conocimiento profundo y actualizado que tu implementadora debe compartirte, además de un soporte técnico constante para apoyarte en dudas y situaciones críticas.

En Avantis, tenemos 13 años de experiencia implementando SAP Business One. Capacitamos a nuestros clientes constantemente con nuestros cursos Viernes One® cada mes y un equipo de soporte que resuelve tus incidencias rápidamente.