¿Cómo llevar el control de caja chica con SAP Business One?

Caja chica o caja menor es un concepto manejado en todas las empresas y hace referencia al movimiento de efectivo de poca escala y de un monto fijo, ya que se le asigna una determinada cantidad de fondos.

SAP Business One es uno de los ERP más usados actualmente para optimizar y gestionar los procesos empresariales de manera eficiente en pequeñas y medianas empresas, de interfaz amigable y con una amplia variedad de módulos.

A partir de la versión 9.2 SAP Business One tiene disponible una herramienta que facilita el manejo de caja chica, el control de viáticos y los anticipos de viaje. El único requisito necesario es contar con un socio de negocios tipo empleado para asignarle anticipos y contabilizar reembolsos en tres diferentes escenarios que te mencionaremos a continuación:

1. Anticipo de caja chica es igual a la factura de reembolso

En este escenario, el anticipo que se destina al empleado es por medio de un pago a cuenta, que se realizará en el módulo de Gestión de Bancos/ Pagos efectuados con el check de pago a cuenta, después se realizará la factura de proveedores con el socio de negocios tipo empleado.

Esta factura será diferente a la que habitualmente vemos en una factura normal, ya que contendrá los campos de tipo gastos, descripción, RFC y UUID, los cuales son necesarios que se llenen. Es importante cargar una lista de los tipos de gastos que deben estar asociados a su cuenta de mayor y su IVA, para poder seleccionarlos.

2. Anticipo es menor a la factura de reembolso

Este escenario se refiere a que el empleado comprobó gastos superiores al pago a cuenta que le fue otorgado, en este caso la empresa tendrá que hacerle un pago efectuado normal al empleado por la cantidad faltante en su factura de reembolso.

Al realizar este pago al empleado, es conveniente revisar el saldo del mismo. Eso podemos visualizarlo en el socio de negocios (SN) en el campo "saldo a cuenta", donde veremos que está en ceros. En este caso, al realizar el pago al SN tipo empleado internamente y de manera automática se reconcilia y como resultado el estatus de la factura se cerrará.

3. Anticipo es mayor a la factura de reembolso

Este tipo de escenario se refiere a que el pago a cuenta que se le dio al SN tipo empleado es mayor a la factura de reembolso que comprobó. En este caso el empleado deberá entregar ese dinero, y la manera en que lo hará será la siguiente: se realizará un pago recibido a cuenta (Gestión de Bancos) y después se reconciliará en el SN del empleado, como segunda opción podemos utilizar el sobrante del pago a cuenta para otra factura de reembolso haciendo una reconciliación con la factura anterior.

Controlar la caja chica y los viáticos será muy sencillo con el ERP adecuado, pues hará de esta actividad una tarea fácil y rápida, al mismo tiempo que permitirá invertir tiempo en otras actividades administrativas.

¿Qué tener en cuenta para llevar a cabo este proceso en SAP Business One?

1. Crear un socio de negocios tipo empleado
2. Realizar un pago a cuenta a nombre del empleado
3. Reconciliar pago según alguno de los tres escenarios mencionados anteriormente
4. Facturar en el periodo correspondiente

Beneficios de llevar el control de caja chica con SAP Business One

Tener una correcta gestión de caja chica puede ayudar a las empresas a identificar y controlar inconsistencia en pago de viáticos, errores de captura y gastos hormiga, lo que puede ayudar a mejorar la administración de los mismos, contribuyendo a que la institución cuide sus finanzas.

SAP Business One es una herramienta amigable con el usuario que hace más rápidas y sencillas todas las tareas que absorben mucho tiempo de tus colaboradores, como la conciliación de viáticos.

Si deseas saber más sobre SAP Business One y cómo puede ayudarte a mejorar la gestión de tu caja chica, contacta al equipo de asesores de Avantis, una empresa con más de 15 años de experiencia en implementaciones exitosas de este sistema ERP.