Mejora tus flujos de trabajo con SAP Business One

La digitalización de los procesos productivos ha dejado de ser un lujo de las grandes empresas para convertirse en una necesidad en el mundo de los negocios. No obstante, para su implementación es primordial organizar los workflows o flujos de trabajo, lo que puedes lograr mediante SAP Business One.

En la actualidad hay distintas tecnologías que permiten:

• Estandarizar las actividades laborales.
• Establecer responsabilidades claras.
• Automatizar tareas y conectarlas como parte de una estrategia definida.

Idealmente, estas herramientas tecnológicas tienen que ser parte de una misma plataforma, a fin de que puedan combinarse para trabajar de manera más ágil, y así obtener mejores resultados.

Características de los flujos de trabajo

Un workflow o flujo de trabajo es una secuencia de actividades o tareas conectadas que se planean y realizan para alcanzar un resultado concreto; es decir, una táctica específica dentro de una gran estrategia.

Asimismo, los flujos de trabajo pueden ser secuenciales o paralelos, todo depende de si son parte de un plan general o si únicamente van a incidir en alguna de las áreas de la empresa.

Regularmente, tienen variaciones en su ejecución, lo que se debe a su flexibilidad: al mostrar los procesos en tiempo real, dan la posibilidad de corregir errores, hacer modificaciones ante imprevistos o aprovechar oportunidades momentáneas.

Existen tres tipos de flujos de trabajo:

• Manual. Se lleva a cabo en papel: mediante notas, agenda y firmas escritas autógrafas que se transmiten físicamente entre las distintas áreas del negocio.
• Semiautomatizado. Únicamente se digitalizan y programan algunas partes o etapas de las labores.
• Automatizado. Se ejecuta gracias a una plataforma de negocios como un ERP, en donde se digitalizan las tareas para darles un seguimiento continuo, lo que a su vez eficienta los recursos humanos, materiales y financieros.

Lo más importante de esta forma de organizar el trabajo es que se detonan procesos innovadores, ya sea en un proyecto nuevo o como parte de los que ya están en funcionamiento. Esto genera valor a la empresa y proporciona mejores experiencias a sus usuarios internos y externos (clientes, proveedores, consultores, etcétera).

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Ventajas de los flujos de trabajo

Para que los workflows funcionen de manera óptima los procesos tienen que estar orientados a la gestión de resultados.

Por ende, la mejor opción es contar con un software para crear, ejecutar y gestionar flujos de trabajo. SAP Business One es una opción ideal en ese sentido, dado que brinda especialmente las siguientes ventajas:

• Mayor eficiencia. Aumenta el nivel de automatización, lo cual facilita las tareas a los trabajadores, quienes pueden enfocarse en aspectos más puntuales en donde el factor humano es clave. De hecho, así pueden acceder desde cualquier lugar a tareas digitales, así como ejecutarlas y revisarlas fácilmente.
• Mayor agilidad. Adapta los procesos cotidianos a las necesidades operativas que están en constante cambio. También crea innovaciones en los procesos para dar soporte a los nuevos modelos de negocio y soluciona interrupciones en las actividades, de modo que la empresa se vuelve más resiliente y flexible.
• Mayor solidez. Da la posibilidad de supervisar y gestionar los resultados, además de garantizar el cumplimiento de las políticas y normativas de la empresa y de la industria.

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Recomendaciones para optimizar los flujos de trabajo

A continuación se muestran 3 sugerencias para que cualquier empresa aproveche, paso a paso, la automatización de los flujos de trabajo que ya está operando (o de aquellos que piensa llevar a cabo).

1. Iniciar con tareas del día a día bien definidas

Las actividades ideales para establecer flujos de trabajo son aquellas que siguen determinados patrones, pasos, secuencias y reglas.

Si las tareas son iterativas, una plataforma como SAP Business One puede garantizar que el flujo de trabajo se realice, cada vez, en el orden correcto y con la participación de las personas idóneas, siempre a partir de la información adecuada y dentro del plazo determinado.

2. Aumentar la tasa de automatización

Un software con herramientas suficientes e integradas es suficiente para automatizar tareas y gestionar el resultado de cada una de ellas, a fin de que se sume al proceso global de la empresa. La idea general es ahorrar tiempos y esfuerzos.

3. Automatizar la ejecución de flujos de trabajo eficientes

Lo ideal de los workflows es que, a partir de los pasos anteriores y del trabajo colaborativo entre las distintas áreas de la empresa, el sistema elegido ejecute automáticamente una o varias tareas sin intervención humana.

De esta forma, la empresa que realiza una correcta implementación y ejecución de flujos de trabajo obtiene grandes beneficios y, al mismo tiempo, abona a la transformación digital del sector en el que participa.

En Avantis tenemos un equipo experto en la implementación de SAP Business One para las empresas en crecimiento. Contáctanos y solicita una Demo para conocer nuestro proceso de implementación y observar cómo nuestro ERP se adapta a los datos y los objetivos de tu negocio.