Preguntas frecuentes antes de implementar SAP Business One

 Aclarar todas las dudas que tengas sobre la implementación de SAP Business One te permitiría determinar los alcances y beneficios de este ERP en tu organización, sin embargo, el beneficio más importante son la confianza que tengas en tu empresa consultora y que está te vaya disipando todas tus preguntas, dudas e incertidumbres. Conoce algunas de ellas. 

1. ¿Quiénes deben involucrarse en la implementación de SAP Business One?

Los miembros que deben involucrarse en el proyecto son quienes realmente necesiten tener acceso a SAP Business One, es decir:

• Directivos: Son las personas encargadas de tomar las decisiones estratégicas de tu empresa. Quienes dan la última aprobación para iniciar proyectos, aprobar presupuestos y los posibles cambios que pueda haber durante el proyecto.
• Líderes de proyecto: Todos los líderes de las áreas en las que se realizará la implementación pues ellos conocen a detalle los procesos de la empresa, y también el usuario designado para coordinar la comunicación entre la empresa consultora y tu empresa.
• Usuarios clave: Son las personas que tendrán acceso a las licencias de SAP Business One.

Es importante que tu empresa consultora te guíe acerca de los usuarios que deben estar involucrados directamente en la implementación, además de los usuarios que operarán SAP Business One.

2. ¿Tendré asesoría durante el proceso?

La respuesta de tu empresa consultora debería ser: sí. Deberías estar asesorado a lo largo del proyecto de implementación de SAP Business One, en la puesta en marcha del ERP y posterior a ello, Tu partner de SAP Business One debe tener un equipo de consultores encargados de entender tus procesos y necesidades para adecuar las mejores prácticas de SAP Business One a tus objetivos.

También, un equipo experimentado de soporte debe estar disponible para resolver tus dudas y apoyarte durante cualquier eventualidad para asegurar siempre tu correcta operación.

3. ¿Necesito tener conocimiento específico para participar en la implementación?

No necesitas conocimiento técnico sobre SAP Business One pero, sí necesitas tener conocimiento profundo sobre los procesos y características de cada área de tu empresa; contar con información para poder tomar decisiones y que ayude a alimentar la documentación necesaria para crear el plan de trabajo.

Por ello, es necesario que los líderes de áreas estén presentes para nutrir de información al equipo consultor encargado de la implementación.

4. ¿En cuánto tiempo se realiza la implementación de SAP Business One?

Todo depende del tamaño de tu empresa y de sus necesidades. En promedio una implementación debe durar entre 8 y 12 semanas incluyendo el análisis de tus procesos y las sugerencias necesarias para mejorar las áreas de oportunidad; la configuración del sistema y la capacitación de los usuarios.

Cuando las implementaciones se realizan con consultoras que no tienen la experiencia suficiente, no tienen el conocimiento profundo en los distintos módulos de SAP Business One o no conocen las necesidades de tu industria, se pueden alargar los tiempos o incluso no finalizar la implementación.

5. ¿Cómo puedo asegurarme que todo marcha en orden?

El seguimiento del proyecto de tu parte es un factor fundamental en el logro de los tiempos. Debes dar seguimiento en los siguientes puntos:

• Información clave: Es importante revisar todos los documentos que la consultora entregue para tu aprobación. Sobre todo, aquellos flujos de trabajo que sean la base para el entendimiento de tus procesos. Nunca apruebes nada que no esté terminado.
• Tiempos de entrega: Presta especial atención al plan final del proyecto para analizar si los tiempos son coherentes o están tratando de venderte ilusiones para que firmes rápido. Es mejor tener un estimado real de tiempo y que tu presupuesto se adecue a ello, a creer que terminarás en un tiempo mágico. Estos ‘tiempos mágicos’ terminan a la larga, aumentando los costos de la implementación de SAP Business One.
• Seguimiento de actividades: Una vez tengas el plan en tus manos, sabrás las actividades estipuladas para cada consultor y cada usuario como juntas de avances, entrega de testigos y de documentación, etc. Verifica que se vayan cumpliendo todas.

6. Si mi empresa continúa creciendo, ¿podrá SAP adaptarse?

Sí. Las bases de datos con las que trabaja SAP Business One son flexibles y escalables, lo que permite adaptarlas a los requerimientos. Al poder añadir módulos y add ons puedes cubrir las necesidades que vayan surgiendo en cada área.

Acércate y conoce al equipo multidisciplinario con el que cuenta Avanits. Nuestros consultores tienen conocimiento profundo de cada módulo y conocen las necesidades de cada industria gracias a sus 13 años de experiencia. Con Avantis, puedes estar seguro que la implementación de SAP Business One se realizará en el tiempo estipulado sin costos ocultos.