¿Qué pasos debo seguir para la implementación de SAP Business One?

En Avantis hemos ayudado a las empresas, desde el 2003, a crecer controladamente de la mano de las últimas innovaciones tecnológicas de la industria. 

En un mundo empresarial en constante cambio, la optimización de tiempos y costos es esencial para la supervivencia y el crecimiento de cualquier organización, sin importar su tamaño.  

Si has decidido implementar SAP Business On empresa, hay algunos pasos que debes seguir para lograr el éxito, y aquí te los decimos. 

Índice 

• ¿Qué pasos seguir para la implementación de SAP Business One? 

• Analizar los objetivos 

• Buscar el proveedor 

• Controlar el presupuesto 

• Integrar un equipo en tu empresa 

• Capacitar al partner sobre tu negocio y las características de SAP Business One 

• Migrar los datos  

• Una vez que arrancó el proyecto… 

• ¿Por qué implementar un ERP en tu empresa? 

• Eficiencia 

• Información integrada 

• Generación de reportes 

• Atención al cliente 

• Seguridad 

¿Qué pasos seguir para la implementación de SAP Business One?  

1. Analizar los objetivos

Las razones por las que te gustaría implementar un ERP pueden ser muchas; sin embargo, necesitas tomar en cuenta que su implementación no resolverá inmediatamente las necesidades del negocio. Se trata de un proceso de mejoras que se logra a través del uso de la herramienta. 

El proceso comienza cuando la compañía define claramente los objetivos que pretende lograr a través de la implementación y cómo van a ser medidos. Si el objetivo o las métricas no son claros, la elección del proveedor, el ERP y la implementación no serán efectivas.  

2. Buscar el proveedor

El siguiente paso es encontrar el partner adecuado y es fundamental, porque no debes confundir el prestigio de la marca con el conocimiento y destreza del partner que hará la implementación. Debes elegir uno con conocimiento no solo en el software, sino también en las necesidades de tu industria y cómo SAP puede cubrirlas.  

Una de las claves para lograrlo es buscar empresas que se especialicen en la implementación de SAP por industrias. De esa manera, tendrás la seguridad de que el partner cuenta con la experiencia necesaria para tu compañía y que no es cualquier implementador con un precio accesible. 

En este sentido, las referencias pueden ser una buena guía. Contacta a los clientes actuales de tus posibles proveedores y verifica cuáles han sido sus experiencias con ellos: ¿la implementación sigue en pie?, ¿han recibido el soporte que esperaban?, ¿recomendarían a su partner de implementación? 

Una vez hecho esto, averigua cuál es la metodología que utilizan; es decir, qué estándares son utilizados y reconocidos por industria, así como probados para entregar resultados tangibles. 

El proveedor correcto debe cumplir con estos requisitos para darte la confianza de realizar la inversión con ellos.  

3. Controlar el presupuesto

Para poder controlar el presupuesto, necesitas identificar el precio de SAP Business One lo puede ser complejo en algunas ocasiones. 

Existen muchos proveedores que te ofrecerán una cifra inicial baja para la implementación. Sin embargo, conforme avance el proyecto, podrían añadir costos por tiempo, consultoría u otros conceptos. 

Cuando se trata de presupuesto, es mejor que preguntes claramente las cosas que NO están incluidas en la oferta que te proporcionan; por ejemplo, puede ser migración de datos, trabajos de modificación o atención de emergencias. No hay forma de que sepas esto a menos que los proveedores lo aclaren, pero indiscutiblemente debe formar parte de tu plan de costos. 

De esta forma, no te sorprenderás al saber que el precio aumentó porque no te dijeron que algo no estaba incluido en el presupuesto inicial.  

4. Integrar un equipo en tu empresa

La implementación de un equipo especializado es esencial para gestionar la relación entre el proveedor y tu empresa. El equipo debe estar conformado por miembros de las diferentes áreas de la organización para que estas se sientan parte de la implementación del cambio. 

Sin embargo, el partner también debe proveer consultores que guíen a tu negocio a través de la implementación. Debes procurar que esto sea parte de la oferta de tu proveedor, ya que muchos solo realizan la instalación del software, pero no realizan una alineación adecuada con tus procesos. 

Lo mejor sería que el equipo de consultores se limite a atender solo tu proyecto, ya que de otra forma, es posible que no tenga la disponibilidad necesaria para atender tus dudas y necesidades. 

5. Capacitar al partner sobre tu negocio y el partner capacitarte sobre las características de SAP Business One

Para una implementación es igual de importante que la empresa consultora comprenda cómo funciona tu negocio y no que el negocio comprenda el software que está implementando. 

En primer lugar, el proveedor debe comprender los procesos detrás de tu empresa, de manera que comprenda al 100% las necesidades que tienes como empresa.  

6. Migrar los datos

Si te preguntaran: “¿qué información de tu sistema actual quieres migrar para la implementación de SAP Business One?” Seguramente la respuesta sería: “todo”. Y aunque esto es posible, también es muy probable que requiera más tiempo y presupuesto. 

Analiza cuáles son los procesos clave por área y, posteriormente, determina qué información es necesaria para operar actualmente, así podrás disminuir el volumen de datos que se cargarán en el sistema. 

También es importante verificar la migración de los datos en sí. Verificar que tu proveedor garantice la compatibilidad y lectura correcta de tus documentos en SAP Business One es indispensable.  

Antes de que el proyecto finalice y arranque, deberás revisar que la migración se haya llevado a cabo adecuadamente. Muchas de tus operaciones dependerán directamente de esto, por lo que es necesario prevenir y resolver cualquier problema antes de comenzar el uso. 

7. Una vez que arrancó el proyecto…

No creas que cuando comienzas la operación se ha acabado todo. Es necesario que revises constantemente que todo vaya acorde a lo esperado y, si sucede de otra forma, consultar a tu proveedor para que lo adecúe. 

Igualmente, no dejes de dar capacitación a tu personal para que pueda hacer más efectivas sus operaciones en el software. 

Si todavía tienes dudas sobre si un ERP es lo que realmente necesita tu empresa, déjanos contarte los beneficios en ahorro de tiempo y costos que puedes obtener con SAP Business One. 

¿Por qué implementar un ERP en tu empresa? 

• Eficiencia: un sistema ERP elimina los procesos repetitivos y reduce enormemente la necesidad de ingresar manualmente la información a los sistemas. El software también hará que los procesos se simplifiquen y hace más sencillo y eficiente la recolección de datos en los diferentes departamentos. 

• Información integrada: en lugar de tener datos distribuidos en un gran número de bases de datos separadas, toda la información se localiza en un solo lugar, manteniendo un registro consistente y actualizado. 

• Generación de reportes: un sistema ERP ayuda a que la generación de reportes sea más sencilla y personalizable. Con el uso de múltiples variables, tu empresa podrá responder a situaciones complicadas a través del análisis de información más sencillo. Además, el personal podrá realizar las tareas sin necesidad de asistencia por parte del equipo técnico. 

• Atención al cliente: es más fácil mejorar el servicio de atención a cliente después de la implementación de ERP. Dado que el sistema funciona más rápido y les ofrece un acceso sencillo y exacto al historial de cada cliente, las interacciones son mejores y generan una mayor satisfacción. 

• Seguridad: un nuevo sistema de gestión mejora la exactitud, la consistencia y la seguridad de los datos, a través de nuevas restricciones que protegen el acceso de usuarios específicos. 

Si tras analizar estos puntos consideras que SAP Business One puede ser la solución adecuada para tu empresa, te invitamos a descubrir el proceso de implementación paso a paso.  

Contarás con un equipo de consultores capacitados para brindar atención de emergencia a cada una de tus operaciones. Este equipo estará alineado a tus requerimientos, ofreciéndote la seguridad y el acompañamiento que tú y tus colaboradores merecen. 

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