¿Qué pasos debo seguir para la implementación de SAP Business One?

Si has decidido implementar SAP Business One en tu empresa hay 7 pasos que debes seguir para lograr el éxito, que aquí te decimos. 

Aunque la implementación de SAP Business One depende de distintas variables como el tamaño de la empresa, los objetivos que quieras lograr y el partner implementador que elijas, hay 7 pasos que dependen totalmente de ti:

¿Qué pasos seguir para la implementación de SAP Business One? 

1. Analizar los objetivos

La decisión de operar con un sistema ERP se ha tomado pero, ¿por qué? Hay tantas razones por las que puedes implementar un software ERP que necesitas comprender que su implementación no resolverá inmediatamente las necesidades del negocio. Se trata de un proceso de mejoras que se logra a través del uso de la herramienta.

El proceso comienza cuando la compañía define claramente los objetivos que pretende lograr a través de la implementación y cómo van a ser medidos. Si el objetivo o las métricas no son claros, la elección del proveedor y la implementación no serán efectivas. 

Algunos objetivos pueden ser mejorar los procesos, agilizar el abastecimiento del almacén y reducir las mermas por caducidad, mejorar el servicio al cliente y el seguimiento a las oportunidades de venta. 

2. Buscar el proveedor

El siguiente paso es encontrar el partner adecuado y es fundamental, porque no debes confundir el prestigio de la marca con el conocimiento y destreza del partner que hará la implementación. Debes elegir uno con conocimiento no sólo en el software, sino también en las necesidades de tu industria y cómo SAP puede cubrirlas. 

Una de las claves para lograrlo es buscar empresas que se especialicen en la implementación de SAP por industrias. De esa manera, tendrás la seguridad de que el partner cuenta con la experiencia necesaria para tu compañía y que no es cualquier implementador con un precio accesible.

En este sentido, las referencias pueden ser una buena guía. Contacta a los clientes actuales de tus posibles proveedores y verifica cuáles han sido sus experiencias con ellos: ¿la implementación sigue en pie?, ¿han recibido el soporte que esperaban?,¿recomendarían a su partner de implementación?

Una vez hecho esto, averigua cuál es la metodología que utilizan; es decir, qué estándares son utilizados y reconocidos por industria, así como probados para entregar resultados tangibles.

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El proveedor correcto debe cumplir con estos requisitos para darte la confianza de realizar la inversión con ellos. 

3. Controlar el presupuesto

Para poder controlar el presupuesto, necesitas identificar el precio de SAP Business One. Esto puede ser complejo en algunas ocasiones.

Existen muchos proveedores que te ofrecerán una cifra inicial baja para la implementación. Sin embargo, conforme avance el proyecto, añadirán costos ya sea por tiempo o por consultoría, entre otras cosas.

<< ¿Cómo evitar pagar costos altos por tu ERP? >>

Cuando se trata de presupuesto, es mejor que preguntes claramente las cosas que NO están incluidas en la oferta que te proporcionan; por ejemplo, puede ser migración de datos, trabajos de modificación o atención de emergencias. No hay forma de que sepas esto a menos que los proveedores lo aclaren, pero indiscutiblemente debe formar parte de tu plan de costos.

De esta forma, no te sorprenderás al saber que el precio aumentó porque no te dijeron que algo no estaba incluido en el presupuesto inicial. 

4. Integrar un equipo en tu empresa

La implementación requiere un equipo especializado para que se gestionen las relaciones entre tu proveedor y tu empresa. Dicho equipo debe ser seleccionado entre tus áreas para que todas se sientan parte de la implementación de dicho cambio.

Sin embargo, el partner también debe proveer consultores que guíen a tu negocio a través de la implementación. Debes procurar que esto sea parte de la oferta de tu proveedor, ya que muchos sólo realizan la instalación del software, pero no realizan una alineación adecuada con tus procesos.

Lo mejor sería que el equipo de consultores se limite a atender a tu proyecto, ya que de otra forma, es posible que no tenga la disponibilidad necesaria para atender tus dudas y necesidades.

5. Capacitar al partner sobre tu negocio y el partner capacitarte sobre la características de SAP Business One

Para una implementación es igual de importante que la empresa consultora comprenda cómo funciona tu negocio y no que el negocio comprenda el software que está implementando.

En primer lugar, el proveedor debe comprender los procesos y transacciones detrás de tu empresa, de manera que comprenda al 100% las necesidades que tienes como empresa. 

Una vez que se haya armonizado ese aspecto, es necesario comenzar un plan de entrenamiento para el equipo. Esto debe incluir las sesiones iniciales y generales, pero también sesiones de actualización y mejora del uso de las características de SAP. 

6. Migrar los datos

Si te preguntaran: “¿qué información de tu sistema actual quieres migrar para la implementación de SAP Business One?” Seguramente la respuesta sería: “todo”. Y aunque esto es posible, también es muy probable que requiera más tiempo y presupuesto.

Es necesario ser realistas. Analiza cuáles son los procesos clave de tus operaciones por área y, posteriormente, asigna un volumen aproximado por relevancia. Entre tantos documentos, hay una línea gris que debe guiar tu decisión y que debe considerar los registros y la complejidad de los documentos que incluye.

Sin embargo, otra cuestión importante es la migración de los datos en sí. Verificar que tu proveedor garantice la compatibilidad y lectura correcta de tus documentos en SAP Business One es indispensable. Además, querrás tener un mapeo sencillo de cómo se irán guardando dichos archivos en el nuevo sistema…

Antes de que el proyecto finalice y arranque, deberás revisar que la migración se haya llevado a cabo adecuadamente. Muchas de tus operaciones dependerán directamente de esto, por lo que es necesario prevenir y resolver cualquier problema antes de comenzar el uso.

7. Una vez que arrancó el proyecto…

No creas que cuando comienzas la operación se ha acabado todo. Es necesario que revises constantemente que todo vaya acorde a lo esperado y, si sucede de otra forma, consultar a tu proveedor para que lo adecúe.

Igualmente, no dejes de dar capacitación a tu personal para que pueda hacer más efectivas sus operaciones en el software.

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